Prozessoptimierung: Thema Rechnungsfreigabe inkl. DATEV Integration

  • Servus,


    in jedem Unternehmen müssen Eingangsrechnungen / Quittungen / Reisekostenabrechnungen etc. verarbeitet, freigegeben und verbucht werden, so auch in unserem. Ein bei uns bis vor einem Jahr wenig spassiger Prozess. Trotz volldigitalem Arbeiten dank GREYHOUND sind uns immer wieder einmal Dinge durch die Lappen gegangen, da der gesamte Arbeitsablauf vom Eingang über das Scannen und Freigeben bis hin zum Verbuchen beim Steuerberater bis Anfang 2010 nicht durchgängig war.


    Ende 2009 haben wir den Prozess dann erstmals genauer unter die Lupe genommen und ihn dann bis Juni 2010 auf Basis von GREYHOUND vollständig durchgängig gestalten können. Da wir die bei uns erreichte Durchgängigkeit bisher weder bei einem Lieferanten noch einem Kunden gesehen haben, nachfolgend eine kurze Ablaufbeschreibung..

    Ausgangsbasis:


    Eingehende Rechnungen / Quittungen / Reisekostenabrechnungen etc. werden mit einem Eingangsstempel und einem Freigabestempel versehen und dann in Papierform oder Digital in den Freigabeumlauf gegeben. Du sich Quittungen nur schwer in den Freigabelauf geben lassen, wird in den meisten Unternehmen eine Kasse geführt, aus der heraus die Quittungen dann direkt bezahlt werden. Die Probleme im Freigabeumlauf mit Papier dürfte jeder kennen: Je mehr Rechnungen geprüft und freigegeben werden müssen je höher die Problemquote durch


    a) Eingangsrechnungen die beim Umlauf verloren gehen
    b) Eingangsrechnungen die Krankheits- / Urlaubsbedingt verspätet freigegeben werden
    c) Eingangsrechnungen ohne direkte Prüfungsgrundlage (Lieferschein etc.) was eine meist aufwendige Recherche nach sich zieht
    d) Eingangsrechnungen die erst nach Rücksprache mit Kollegen / anderen Abteilungen freigegeben werden können, die also eigentlich den falschen Arbeitsablauf haben etc..


    Ist die Rechnung dann schliesslich geprüft und freigegeben, so muss sie verbucht werden. Dies macht entweder der Steuerberater oder die interne Buchhaltung. Diese® benötigt die Rechnung in digitaler oder Papierform und erfasst dann in der Regel von Hand die nachfolgenden 6 Informationen von jeder freigegebenen und geprüften Rechnung / Quittung:


    Rechnungsdatum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag, Konto, Gegenkonto. Diese händische Verbuchung ist neben der Fehleranfälligkeit auch zeitaufwendig.


    Nach der Verbuchung muss die Rechnung zuguterletzt bezahlt werden / die Abbuchung als OK gekennzeichnet werden. In den allermeisten Fällen läuft die Bezahlung über ein Online-Banking-Programm. Damit die Zahlung getätigt werden kann, müssen nun wieder diverse Felder im Online-Banking-Programm manuell erfasst werden. Dann erfolgt meist eine letzte Freigabe durch die Geschäftsleitung bevor gezahlt wird.


    Neben dem hohen manuellen Arbeitsaufwand und der Mehrfacherfassung diverser Informationen beim Verbuchen und Bezahlen vergehen zwischen Rechnungseingang und Bezahlung schnell einige Tage.


    Ziele:


    Reduzierung der Fehlerquote, Vereinfachung des Prüf- und Freigabelaufs, Starke Vereinfachung der Recherche, Schaffung eines durchgängigen Prozesses vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Zahlung.



    Realisierung:


    Durch die Integration der Kommunikationskanäle Brief und Fax sowie deren OCR-Erkennung (und das damit in GREYHOUND implementierte Dokumentenmanagement), die integrierte Workflow Engine sowie die offenen Schnittstellen liessen sich alle Ziele (bis hin zur Übergabe der freigegebenen digitalen Dokumente an das Buchhaltungsystem) auf Basis von GREYHOUND realisieren.


    Tipp: Ich kann jedermann nur empfehlen, sich intensiv mit der Optimierung der internen Geschäftsprozesse auf Basis von GREYHOUND zu beschäftigen. Jede hier investierte Minute spart schnell Tage oder Monate Aufwand pro Jahr.


    Prozessablauf:


    • Zentrales Scannen aller Rechnungen


    • Weitestgehend automatisierte Erkennung des Rechnungsabsenders zwecks Aufbau einer durchgängigen Historie


    • Manuelle oder automatisierte (beispielsweise auf Basis des Rechnungsabsenders) Zuordnung der Rechnungen zum richtigen Prüflauf


    • Digitale Rechnungsprüfung und unkomplizierte Freigabe dank definiertem Workflow


    • Vollautomatische Übergabe der freigegebenen digitalen Rechnung an das Buchhaltungsystem (hier DATEV)


    • Stark vereinfachte Verbuchung durch vollautomatische Buchungsvorschläge und weitgehende Vorbelegung der Buchungsfelder auf Basis der vorangegangen Texterkennung


    • Vollautomatische Generierung der Zahlungsvorschläge aus den verbuchten Rechnungen (hier DATEV) - KEINE Erneute Dateneingabe für die Zahlung per Überweisung


    • Freigabe der Zahlungsvorschläge durch Überweisung




    Besonderheiten:


    Um die technischen Voraussetzungen für die Rechnungsfreigabe möglichst gering zu halten, wurde der Freigabeprozess zusätzlich als Webapplikation realisiert (auf Basis der integrierten XMP-RPC Schnittstelle). Rechnungen lassen sich so von jedem Ort der Welt zum einen über den GREYHOUND Client und zum anderen gleichermassen über den Webbrowser freigeben (abgesichert über SSL-Verschlüsselung). Der Realisierungsaufwand für die Webapplikation (inkl. Interfacedesign etc.) belief sich auf weniger als 4 Manntage. Rechnungen lassen sich so von jedem beliebigen Endgerät mit Webbrowser (also auch Smartphones wie dem iPhone oder Tablets wie dem iPad) aus freigeben.



    Ergebnis:


    Durch die durchgängige Implementierung aller Prozesse (bis auf die Verbuchung und Überweisung - dies findet in DATEV statt) im GREYHOUND konnten wir gegenüber dem vorherigen Ablauf (der auch schon nicht schlecht war) nocheinmal mehr als 90% Prozesskosten einsparen. Dabei betrachten wir ausschliesslich die eingesparten operativen Prozesskosten - die eingesparte Zeit bei der Recherche (durch die Volltextdurchsuchbarkeit aller Rechnungen dank OCR) etc. haben wir nicht einbezogen. Desweiteren sind uns keine weiteren Lizenz-, Betriebs- und Wartungskosten durch die Einführung einer weiteren Software entstanden.


    Beste Grüße,
    hildebrand

  • Hi Timo,


    selbstverständlich unterstützen wir Euch bei Projekten wie diesem - gerne auch vor Ort. Für die oben beschriebene Prozessoptimierung sind ca. 3-4 Manntage zu kalkulieren. In diesem Fall wären wir bei Euch Vor-Ort, damit wir Eure Abläufe kennenlernen und die Optimierung darauf abstimmen können. Bei Interesse schreib uns bitte einfach eine E-Mail, vielen Dank!



    Ab August werden wir dann übrigens unsere Schulungsaktivitäten starten. Dann könnt Ihr Euch von Einsteiger- über Prozessoptimierungs- bis hin zu Entwicklerthemen gezielt fortbilden lassen..


    Beste Grüße
    hildebrand

  • Sehr schöne Anleitung, mir ist auch alles klar, außer: Wie kommen die freigegbenen Rechnungen von Greyhound nach Datev. Ihr triggert mit der Kennzeichnung wohll irgendeine Regel, aber was macht die? Gibt es für Datev eine Emailschnittstelle in die Belegverwaltung?