Die neuen GREYHOUND-Ansichten

Ab Version 4.0.0 Build 1385 bringt GREYHOUND komplett überarbeitete Ansichtsfunktionen mit, die mehr Kontrolle und ein intuitiveres Arbeiten erlauben. Diese kurze Anleitung zeigt, was sich genau ändert, welche Schritte im Rahmen der Umstellung ggf. zu beachten sind und wie Sie die Ansichten von GREYHOUND optimal für Ihre Zwecke einsetzen können.

Neue Ansichten – neues Konzept
Schon bislang erlaubten die Ansichten von GREYHOUND einige Flexibilität. Jeder Anwender konnte für jeden Filter eine individuelle Ansicht festlegen, welche die angezeigten Spalten, deren Reihenfolge, die Sortierung usw. umfasste. GREYHOUND speicherte diese Einstellungen automatisch und stellte sie jeweils wieder her, wenn der dazugehörende Filter ausgewählt wurde. Dies brachte aber auch Nachteile mit sich, da individuelle Ansichten eben auch zu einer Uneinheitlichkeit führen, die nicht immer gewünscht ist. Außerdem hatte das automatische Speichern zur Folge, dass Anwender manchmal versehentlich Änderungen an einer Ansicht vornahmen und diese dann nicht selbst zurücksetzen konnte.
Die neuen Ansichten bei GREYHOUND lösen diese Probleme. Zum einen sind sie administrierbar. Es können also für bestimmte Benutzergruppen und deren Filter zentral Ansichten festgelegt werden, die dann automatisch bei allen diesen Benutzern zum Einsatz kommen. Dies gewährleistet ein einheitliches Erscheinungsbild. Ob Anwender ihre Ansichten selbst umgestalten dürfen, kann über Berechtigungen gesteuert werden. So wird vermieden, dass Ansichten z. B. versehentlich verändert werden. Aus Sicht der Benutzer bringt das neue Konzept den Vorteil, dass sich bei einer Ansicht vorübergehende Änderungen z. B. bei der Sortierung vornehmen lassen, ohne dass diese gleich dauerhaft gespeichert werden. Man kann also bei Bedarf Nachrichten etwa nach Absendern sortieren lassen, um eine gesuchte E-Mail schneller zu finden. Ruft man denselben Filter später erneut auf, erhält man wieder die gewohnte, z. B. nach Eingangsdatum sortierte Ansicht.

1. Schnelle Übersicht: Das bringen die neuen Ansichten mit sich

Damit Sie sich schnell mit den neuen Ansichten zurechtfinden, hier das wichtigsten in Kürze:

• Die neuen Ansichten werden mit dem Einspielen der neuen GREYHOUND-Version automatisch aktualisiert. Es besteht also nicht die Notwendigkeit, von den alten Ansichten auf die neue Funktionalität „umzuschalten“.
• Vorhandene individuelle Ansichten gehen im Laufe der Umstellung leider verloren, können anschließend aber ganz schnell wieder genauso angelegt werden.
• GREYHOUND verwendet zunächst automatisch fertige Standardansichten, solange keine speziellen Ansichten definiert wurden. Es besteht also kein unmittelbarer Handlungsbedarf für das Definieren von Ansichten, sofern die Standardansichten ausreichen.
• Das Ändern von Ansichten ist zunächst für alle Benutzer (auch Administratoren!) deaktiviert. Erst wenn die entsprechenden Rechte im Profil eingeräumt sind, lassen sich Änderungen an Ansichten dauerhaft speichern.
• Wie auch bisher ist jedem Filter eine Ansicht zugeordnet. Diese wird beim Aufrufen des Filters automatisch hergestellt. Es kann allerdings auch eine Ansicht bei mehreren Filtern zum Einsatz kommen (Wiederverwendbarkeit).
• Vorübergehende Änderungen an einer Ansicht sind für alle Benutzer jederzeit möglich, werden aber nicht gespeichert. Beim nächsten Aufrufen des Filters wird die diesem zugeordnete Ansicht wiederhergestellt. Nur wer die Rechte dafür besitzt, kann Änderungen bei Ansichten speichern.
• Und nochmals der ganz wichtige Vorher/Nachher-Unterschied: Änderungen an Ansichten werden nicht mehr automatisch gespeichert, sondern nur noch auf Knopfdruck (bzw. Mausklick).

Das Recht zum Änderung von Ansichten einräumen
Damit Anwender Ansichten dauerhaft ändern können, müssen sie die Berechtigung dazu haben. Dieses können Sie im Profil der jeweiligen Benutzergruppe einräumen.

• Öffnen Sie mit Einstellungen/Profile die vorhandenen Gruppenprofile und wählen Sie das Profil der Gruppe aus, für das Sie dieses Recht vergeben möchten.
• In der Kategorie Berechtigung finden Sie ganz oben unter Administration den Eintrag Ansichten bearbeiten.
• Hier können Sie den Benutzern Änderungen an den systemweiten Ansichten bzw. das Verwenden persönlicher Ansichten gestatten.

System erlauben vs. Persönlich erlauben
Persönlich erlauben bedeutet, dass Benutzer mit diesem Profil neue Ansichten erstellen und verwenden dürfen. Sie dürfen aber nicht vorhandene systemweite Ansichten wie z. B. die Standardansichten verändern. Dieses Recht räumen Sie mit System erlauben ein.

Änderungen an Ansichten speichern
Wenn die Berechtigung zum Bearbeiten von Ansichten vorliegt, kann ein Benutzer jederzeit die Änderungen an einer Ansicht dauerhaft speichern. Wichtig: Die Schaltflächen hierfür werden erst angezeigt, wenn auch tatsächlich Änderungen an der Ansicht vorgenommen wurden!

1. Um Änderungen an einer Ansicht dauerhaft zu machen, klicken Sie auf die Ansicht Speichern-Schaltfläche. Das ist die zweite Schaltfläche rechts neben Aktualisieren.

2. Legen Sie im anschließenden Dialog fest, ob Sie eine Neue Ansicht erstellen oder die aktuelle Ansicht überschreiben möchten.

3. Wenn Sie sich für eine neue Ansicht entscheiden, wird anschließend ein Dialog mit den Details dieser Ansicht angezeigt. Alle inhaltlichen Aspekte wie angezeigte Spalten, Sortierung usw. sind hier bereits übernommen. Sie brauchen nur noch oben einen Namen für diese Ansicht festlegen und auf OK klicken.

4. Die neue Ansicht wird dann erstellt und in Zukunft automatisch verwendet, wenn Sie denselben Filter wieder aufrufen.

Vorhandene Ansichten einem Filter zuordnen
Wenn Sie eine „Lieblingsansicht“ haben, die Sie in verschiedenen Filtern verwenden möchten, brauchen Sie diese nicht immer wieder neu zu konfigurieren. Es reicht, diese Ansicht einmalig zu definieren und sie dann einfach für weitere Filter zu aktivieren.

• Rufen Sie den Filter auf, dem Sie eine vorhandene Ansicht zuweisen möchten.
• Klicken Sie direkt rechts neben der Aktualisieren-Schaltfläche auf das kleine Pfeilsymbol, um ein Untermenü zu öffnen.
• Hier sind alle Ansichten aufgeführt, die Sie bislang definiert haben (sowie die Standardansichten für Listen, Karten und Kalender). Klicken Sie auf die Ansicht, die für den aktuellen Filter verwendet werden soll.
• Diese Einstellung wird sofort aktiviert und übernommen. Sie brauchen die Ansicht also nicht noch einmal zu speichern, sondern sie wird in Zukunft automatisch gewählt, wann immer Sie diesen Filter aufrufen.

Änderungen zurücksetzen
Die neue Ansichten-Funktionalität bietet auch die Möglichkeit, die Ansichtseinstellungen für einen Filter jederzeit zurückzusetzen. Individuelle Änderungen an der Ansicht gehen dabei verloren (wobei selbst definierte Ansichten als solche erhalten bleiben und z. B. für andere Filter weiterhin genutzt werden können). Für den aktuellen Filter wird dann aber die systemweit vom Administrator vorgegebene Standardansicht verwendet.

Um die Ansicht für einen Filter zurückzusetzen, klicken Sie in der Symbolleiste rechts neben Aktualisieren auf die Schaltfläche Änderungen der Ansicht zurücksetzen. GREYHOUND wechselt dann ohne Rückfrage sofort zur vorgegebenen Standardansicht dieses Filters.

Vorübergehende Änderungen an Ansichten
Das neue Ansichten-Konzept von GREYHOUND erlaubt es, jederzeit vorübergehende Änderungen an einer Ansicht vorzunehmen, ohne dass dies dauerhafte Auswirkungen hat. Wechseln Sie dazu einfach die Sortierung, blenden Sie zusätzliche Informationen nach Bedarf ein usw. Diese Änderungen „verfallen“ mit dem Wechsel zu einem anderen Filter automatisch. Um zur gewohnten Ansicht eines Filters zurückzukehren ist es das einfachste, kurzfristig zu einem anderen Filter und dann zurück zum aktuellen zu wechseln. Hinweis: Sie können unter Umständen auch die Schaltfläche zum Zurücksetzen verwenden, allerdings nur, wenn Sie eine Standardansicht für diesen Filter verwenden. Haben Sie hingegen eine individuelle Ansicht festgelegt, würde diese durch das Zurücksetzen entfernt, was ja nicht Sinn der Sache wäre. Deshalb ist die oben beschriebene Methode sicherer, weil sie stets dazu führt, dass die Ansicht wiederhergestellt wird, die Sie für diesen Filter bevorzugen.

2. Mit der optimalen Listenansicht alle relevanten Daten sofort im Blick

Die Listenansicht ist ein zentrales Element bei der Arbeit mit GREYHOUND. Ob Posteingang, Aufgaben oder Kontakt – Listen (oder Karten) stellen die relevanten Daten kompakt dar. Umso wichtiger ist es, diese Ansichten optimal anzupassen.

Listen individuell gestalten
Die Fülle an Daten, die Ihnen zu jedem Element in GREYHOUND zur Verfügung stehen, können Sie auch in der Listenansicht übersichtlich anzeigen lassen. Dies dient nicht nur der schnellen Information, sondern bietet auch die Möglichkeit, umfangreiche Liste fast beliebig sortieren zu lassen. Denn jede der angezeigten Spalten können Sie als Sortierkriterium verwenden, soweit das sinnvoll möglich ist.

• Welche Spalten in einer Liste angezeigt werden, wählen Sie einfach, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften klicken.
• Im Menü finden Sie unter Sichtbare Spalten alle Eigenschaften, die GREYHOUND hier anzeigen kann. Welche aktiv sind, zeigt das Symbol jeweils ganz links.
• Änderungen nehmen Sie per Klick auf einen Eintrag vor. Das Menü schließt sich nicht gleich wieder, so dass Sie alles in Ruhe einstellen können.
• Klicken Sie abschließend irgendwo außerhalb des Menüs, um es auszublenden. Die Einstellungen gelten global für alle Listenansichten unabhängig vom gewählten Filter. Für Kartenansichten gibt es allerdings eine eigene unabhängige Einstellung.

GREYHOUND verwendet diese Einstellungen als Vorgabe und zeigt grundsätzlich nur Spalten an, die auch relevante Informationen enthalten. Wenn Sie also z. B. Aufgabenstatus aktivieren, in einer Listenansicht aber gar keine Aufgabe enthalten ist, dann bleibt diese Spalte ausgeblendet. Sowie aber eine Aufgabe in die Liste kommt, werden die Spalten entsprechend angepasst. Ein leicht zu übersehendes Feature sind Benutzerdefinierte Felder ganz unten im Menü. Sie bieten die Möglichkeit, selbstdefinierte Informationen wie z. B. Kundennummern in der Liste anzuzeigen und bei Bedarf auch als Sortierkriterium zu verwenden.

Sortieren und automatisch anpassen
Selbstverständlich können Sie jede Spalte als Sortierkriterium verwenden. Das geht über das Untermenü Sortieren nach – schneller und einfacher ist es aber meist, direkt auf die Überschrift der gewünschten Spalte zu klicken: der erste Klick sortiert aufsteigend, ein zweiter absteigend. Wenn Sie mit einer Spalte sortieren wollen, die bei einer sehr breiten Liste rechts aus dem Bildschirm „rausgerutscht“ ist, kann das Sortieren nachUntermenü aber doch praktischer sein.

Ein Problem bei Listen und Spalten ist die optimale Breite. Einerseits will man alle Eigenschaften auf dem Bildschirm haben, andererseits soll möglichst keine Information abgeschnitten werden. GREYHOUND löst diesen Konflikt mit der Funktion Automatische Spaltenbreite (ebenfalls im Kontextmenü der Spaltenüberschriften zu aktivieren). Die passt die Breite aller Spalten jederzeit so an, dass bei den aktuell angezeigten Inhalten alle Informationen vollständig zu sehen sind, ohne unnötig Platz zu verschwenden. Ganz getreu dem Effizienzmotto „so viel wie nötig – so wenig wie möglich“.

3. Ansichten zentral administrieren

Die neue Ansichtsfunktionalität von GREYHOUND bringt die Möglichkeit mit sich, Ansichten zentral für alle Benutzer zu definieren und bestimmten Filtern zuzuweisen. Dadurch lässt sich Einheitlichkeit bei der Darstellung von Informationen sicherstellen, was wiederum Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht. Außerdem lässt sich dadurch für bestimmte Benutzergruppen die Möglichkeit entfernen, Ansichten individuell zu verändern, was ggf. den Aufwand beim Benutzersupport reduziert.

1. Die zentrale Administration nehmen Sie am besten über Einstellungen/Ansichten vor.
2. Hier erhalten Sie in gewohnter GREYHOUND-Manier eine Übersicht über die bereits vorhandenen Ansichten. Diese können bearbeitet werden oder Sie legen mit Neue Ansicht erstellen weitere Ansichten an. Sehr praktisch ist auch das Ansicht duplizieren, mit dem Sie eine neue Ansicht auf Basis einer bereits vorhandenen erstellen und nach Bedarf modifizieren können.

3. Für das Erstellen bzw. Bearbeiten von Ansichten gibt es nun einen eigenen Dialog, in dem Sie alle Aspekte einer Ansicht konfigurieren können:

• Unter Optionen legen Sie die grundlegenden Optionen wie den Typ der Ansicht (Liste, Karte, Kalender) und die Sortierung fest. Außerdem können Sie hier angeben, welche Elemente in der Feldansicht des jeweils gewählten Elements angezeigt werden.
• In der Kategorie Listenansicht bzw. Kartenansicht (abhängig vom gewählten Typ) wählen Sie aus, welche Spalten in der Ansicht sichtbar sein sollen. Dies geht per Häkchen oder Drag & Drop, indem Sie bislang nicht genutzte Spalten einfach mit der Maus nach oben in den Bereich Verwendete Spalten ziehen und dort an der gewünschten Position „fallenlassen“. Auf diese Weise können Sie auch die Reihenfolge der Spalten anpassen.
• Bei Filter definieren Sie, für welche Filter diese Ansicht verwendet werden soll. Eine Ansicht kann mehreren Filtern zugeordnet werden, ein Filter kann aber nur mit einer Ansicht verknüpft sein.

Verschiedene Ansichten für verschiedene Gruppen bei einem Filter
Da einem Filter immer nur eine Ansicht zugeordnet sein kann, ist es nicht möglich, dass ein Filter für verschiedene Gruppen jeweils andere Ansichten verwendet. Die Lösung für diese Anforderung: Duplizieren Sie den Filter, weisen Sie jeweils ein Duplikat nur einer bestimmten Gruppe zu und legen Sie für dieses Duplikat die gewünschten Ansicht für diese Gruppe fest. Auf diese Weise erhalten Sie die gewünschte Funktionalität, dass jede Gruppe dieselben Informationen mit unterschiedlichen Ansichten zu sehen bekommt.

Standardansichten festlegen
Für jeden Ansichtstyp (Listen, Karten, Kalender) lässt sich eine Standardansicht festlegen. Diese kommt immer dann zum Einsatz, wenn keine andere Ansicht für einen Filter festgelegt wurde oder wenn ein Benutzer die Schaltfläche zum Zurücksetzen einer Ansicht betätigt. Standardmäßig verwendet GREYHOUND die vordefinierten Ansichten Listenansicht, Kartenansicht und Kalenderansicht hierfür (die Sie selbstverständlich auch modifizieren dürfen). Oder Sie erstellen eigene Ansichten und definieren diese als Standardansicht für den jeweiligen Ansichtstyp.

• Öffnen Sie dazu die gewünschte Ansicht zum Bearbeiten.
• Setzen Sie ein Häkchen oben bei der Option Diese Ansicht als Vorgabe verwenden.
• GREYHOUND verwendet dann diese Ansicht als Standardansicht für alle Ansichten des Typs, der für diese Ansicht eingestellt ist (also z. B. alle Listenansichten).

In der Übersicht der Ansichten sind die Standardansichten für die drei Ansichtstypen jeweils mit einem grünen Häkchen markiert, so dass Sie auf den ersten Blick erkennen können, welches die Standardansichten sind.