Dateien mit GREYHOUND FileSync automatisch lokal synchronisieren

GREYHOUND FileSync ist ein Zusatzprogramm zum GREYHOUND Client, mit dem Sie Dateien, die als Elemente in GREYHOUND angelegt sind, automatisch lokal auf PCs übertragen und abgleichen können. So stehen wichtige Dateien jederzeit direkt lokal zur Verfügung. Wird an den in GREYHOUND gespeicherten Dateien etwas verändert, überträgt FileSync diese Änderungen automatisch auf die lokalen Kopien, so dass diese stets aktuell sind. Aber auch umgekehrt können Änderungen an den lokalen Kopien auf den Server übertragen werden. Diese Anleitung soll Ihnen zeigen, wie Sie dieses Werkzeug perfekt konfigurieren und optimal für Ihre Zwecke einsetzen.

GREYHOUND FileSync einrichten

GREYHOUND FileSync wird automatisch mit dem GREYHOUND Client installiert, verbleibt aber zunächst inaktiv. Damit es bei Bedarf seine Arbeit aufnimmt, muss es einmalig konfiguriert werden. Hier können Sie dann z. B. auch festlegen, dass FileSync beim Windows-Start automatisch aktiviert werden soll, damit in Zukunft alles vollautomatisch abläuft.

Sie starten FileSync über das Startmenü mit Start/Alle Programme/GREYHOUND/GREYHOUND FileSync. Anschließend finden Sie im Infobereich das FileSync-Symbol vor. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü Einstellungen.


Hinweis: Diese Einstellungen müssen Sie vornehmen:

FileSync bietet eine ganze Reihe von Optionen, aber damit es aktiv werden kann, sind nur einige wenige Einstellungen unerlässlich. So müssen Sie in der Kategorie Verbindung die Daten für Hostname/IP, Benutzername sowie Kennwort
angeben. In der Kategorie Gruppen für Synchronisation müssen Sie die Gruppen auswählen, aus denen Dateien synchronisiert werden sollen. Damit FileSync vollautomatisch arbeitet, sollte außerdem bei Einstellungen die Option Programm
nach der Benutzeranmeldung automatisch starten angeschaltet werden.

Allgemeine Einstellungen

In der Kategorie Einstellungen können Sie einige allgemeine Dinge regeln.

• Wichtig ist hier vor allem das Datenverzeichnis. Geben Sie dort den Ordner an, in dem FileSync die synchronisierten Dateien lokal ablegen soll. Darin wird dann ein Ordner GREYHOUND erstellt, der wiederum Unterverzeichnisse enthält, die den Gruppen entsprechen, zu denen die Dateien in GREYHOUND gehören.
  
• Interval für Synchronisierung legt fest, wie häufig FileSync nach neuen bzw. geänderten Dateien suchen soll. Dies können Sie beliebig und ruhig kurz festlegen. Für den reinen Abgleich fließen nur wenige Daten und umfangreiche Dateitransfers finden nur statt, wenn sich tatsächlich etwas geändert hat.
• Die Option Programm nach der Benutzeranmeldung automatisch starten sorgt dafür, dass FileSync beim Windows-Start jedes Mal automatisch aktiv wird. Zusätzlich können Sie mit Synchronisation nach dem Programmstart sofort aktivieren auch die Synchronisierung aktivieren. Weitere Abgleiche erfolgen dann im oben angegebenen Intervall.
  
• Heruntergeladene Dateien gibt vor, wie umfangreich die Liste Zuletzt heruntergeladen im Kontextmenü sein darf.
  
• Wenn Sie über neue Dateien bzw. eine neue Version einer Datei informiert werden möchten, setzen Sie ein Häkchen bei Bei neuen heruntergeladenen Dateien benachrichtigen. FileSync zeigt dann in solchen Fällen einen Hinweistext unten rechts an.
  

Tipp: Neue Dateien direkt öffnen

Wenn Sie Benachrichtigungen durch FileSync nutzen, können Sie neue heruntergeladene Dateien direkt öffnen, indem Sie einfach das Hinweisfenster anklicken. Andernfalls klicken Sie auf die X-Schaltfläche, um es zu schließen.

Benutzer- und Verbindungseinstellungen

Die Kategorie Verbindung steuert, wie sich FileSync mit dem GREYHOUND Server verbindet:

• Hierzu ist die Adresse Ihres GREYHOUND Servers bei Hostname/IP unerlässlich.
  
• Außerdem müssen Sie Benutzername und Kennwort des Benutzers angeben, mit dessen Rechten FileSync Zugriff zum Server haben soll. Dies ist wichtig, weil sich darüber (in Kombination mit den weiteren Einstellungen) steuern lässt, welche Dateien synchronisiert werden.
  
• Die weiteren Einstellungen dieser Kategorie können in der Regel unverändert bleiben. Verschlüsselung und Komprimierung können aktiviert werden, sofern der GREYHOUND Server dies unterstützt. Sollte es Probleme mit dem Dateiabgleich geben, deaktivieren Sie insbesondere die Option Komprimierung verwenden probehalber. Mit der Schaltfläche Verbindung testen ganz unten überprüfen Sie, ob FileSync mit den aktuellen Einstellungen den Kontakt zum GREYHOUND Server herstellen kann.

Info: Welche Dateien werden synchronisiert?

FileSync synchronisiert nicht einfach alle in GREYHOUND vorhandenen Dateien, sondern berücksichtigt
dabei, wer auf welche Dateien zugreifen darf. Wichtig hierfür ist dabei, welcher Benutzer bei Verbindung eingetragen ist. Nur
Dateien aus den Gruppen, denen dieser Benutzer zugeordnet ist, werden auch synchronisiert. In der Kategorie Gruppen für Synchronisation kann dann noch eingestellt werden, welche dieser Gruppen tatsächlich abgeglichen werden sollen (siehe im Folgenden). Dadurch kann man den Umfang des Dateiabgleichs sehr fein steuern. Keinesfalls aber werden mit einem Benutzernamen Dateien synchronisiert, auf die dieser Benutzer im GREYHOUND Client auch keinen Zugriff hätte.

Gruppen für die Synchronisation auswählen

FileSync kann Dateien aus allen Gruppen synchronisieren, denen der eingetragene Benutzer angehört. Allerdings werden nicht automatisch alle diese Gruppen abgeglichen. Im Gegenteil, zunächst synchronisiert FileSync überhaupt keine Dateien. Deshalb sollten Sie in der Kategorie Gruppen für Synchronisation diejenigen Gruppen auswählen, bei denen synchronisiert werden soll. So lässt sich der Umfang des Dateiabgleichs genau steuern und es werden nur die Dateien übertragen, die auf einem bestimmten PC tatsächlich benötigt werden. In der Liste finden Sie genau die Gruppen, denen
der bei Verbindung eingetragene Benutzer zugeordnet ist. Wenn Sie diesen Benutzer ändern, ändert sich auch diese
Gruppenliste und sollte dementsprechend jeweils überprüft und angepasst werden.

Hinweis: FileSync und neue Gruppen

Wenn Sie nach dem Einrichten von FileSync weitere Gruppen in Ihrem GREYHOUND Server anlegen, werden diese Gruppe zwar in FileSync übernommen (wenn Sie dem angegebenen Benutzer zugeordnet sind), allerdings zunächst nicht für das Synchronisieren ausgewählt. Dies müssen Sie einmalig manuell an jedem PC erledigen, auf den Dateien der neuen Gruppe synchronisiert werden sollen.

Bestimmte Dateitypen vom Synchronisieren ausschließen

Die letzte Kategorie bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Dateitypen generell vom Abgleich auszuschließen. Das bietet sich an, wenn Sie in GREYHOUND eine große Anzahl von Dateien oder eben einige sehr umfangreiche Dateien haben, die grundsätzlich nicht zu synchronisiert werden brauchen. Dann lassen sich auf diese Weise Zeit und Datentransfer-Kapazitäten sparen. Klicken Sie dazu auf und tippen Sie dann die Dateimaske ein. Mit *.zip schließen Sie z. B. alle ZIP-Archive vom Synchronisieren aus. Vorhandene Einträge können entfernt werden, indem Sie darauf klicken und dann [Entf] drücken.

Hinweis: FileSync auf mehreren PCs

Sie können FileSync auf mehreren PCs einsetzen und dabei jeweils unterschiedlich konfigurieren. So werden auf jedem PC genau die Dateien synchronisiert, die dort benötigt werden. Die FileSync-Konfiguration wird lokal auf dem jeweiligen PC gespeichert. Bei Änderungen müssen diese also auch auf allen betroffenen Rechnern nachvollzogen werden.

FileSync aktivieren

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie unten auf Speichern. Wichtig: FileSync ist nun konfiguriert, aber noch nicht aktiviert! Klicken Sie hierzu auf das Symbol im Infobereich und wählen Sie im Kontextmenü ganz oben Aktiv. Dann verändert sich die Farbe des Symbols im Infobereich von Dunkelrot in ein solides Schwarz und FileSync ist aktiv. Haben Sie in den Einstellungen den automatische Programmstart mit Windows und das automatische Aktivieren der Synchronisierung gewählt, können Sie sich diese Schritte in Zukunft sparen.

Hinweis: Zum Konfigurieren erst deaktivieren

Wenn Sie bei aktiver Synchronisierung etwas an den FileSync-Einstellungen ändern möchten, müssen Sie den automatische Abgleich zunächst deaktivieren. Verwenden Sie dazu wie vorangehend beschrieben den Menüpunkt Aktiv im Kontextmenü. Erst dann ist der Menüpunkt Einstellungen zugänglich.

Wenn FileSync läuft, können Sie den Status einfach kontrollieren, indem Sie den Mauszeiger auf dem Symbol im Infobereich ruhen lassen. Ein Hinweisfenster zeigt dann an, was FileSync gerade macht bzw. wie lange es noch bis zum nächsten Abgleich dauert. Um bei einem länger eingestellten Intervall eine sofortige Synchronisierung durchzuführen, können Sie den Aktiv-Status de- und gleich wieder aktivieren. Dies löst immer einen direkten Abgleich aus. Und noch ein kleiner Tipp: Ein Doppelklick auf das FileSync-Symbol im Infobereich öffnet jederzeit den lokalen Synchronisierungsordner.

FileSync im praktischen Einsatz

Wenn Sie GREYHOUND FileSync wie vorangehend beschrieben konfiguriert haben, läuft es automatisch und erledigt seine Aufgabe unauffällig im Hintergrund. Für den praktischen Einsatz von FileSync gibt es im Wesentlichen drei Szenarien, die wir kurz vorstellen möchten.

Lokal mit stets aktuellen Versionen der zentralen Dateien arbeiten

Das nahe liegende Einsatzgebiet von FileSync ist das Verbreiten von Dateien vom zentralen GREYHOUND Server auf die lokalen PCs. Dies hat verschiedene praktische Vorteile:

• Die Dateien liegen direkt im lokalen Dateisystem vor und müssen nicht jeweils über den GREYHOUND Client heruntergeladen und geöffnet werden.
• FileSync sorgt dafür, dass die lokalen Kopien jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, wenn sich die zentrale Datei auf dem Server verändert hat.
• Dieser Synchronisierungsmechanismus kann vielfältig eingesetzt werden und es spricht nichts dagegen, Dateien nur deshalb in GREYHOUND abzulegen, damit Sie via FileSync auf verschiedenen PCs automatisch aktualisiert werden.

Wichtiger Hinweis: Damit das Synchronisieren vom GREYHOUND Server auf einen lokalen PC klappt, muss im Profil des in FileSync eingetragenen Benutzer für die jeweilige Dateierweiterung (z. B. „.doc“) die Berechtigung Download erlauben eingetragen sein. Hiermit lässt sich ggf. steuern, welche Arten von Dateien synchronisiert werden sollen bzw. dürfen. Mit der Berechtigung Download erlauben für Alle Dateien (*.*) lassen sich Einschränkungen in diesem Bereich vermeiden.

Änderungen an Dateien in die zentrale Version auf dem GREYHOUND Server übernehmen

Im zweiten Szenario können die Mitarbeiter die lokalen Dateiversionen nicht nur betrachten, sondern auch bearbeiten. Hierzu lassen sich die lokalen Kopien ganz normal in der dazugehörigen Anwendung öffnen, verändern und speichern. Wird eine synchronisierte Datei gespeichert, so erkennt FileSync dies automatisch und führt sofort einen Dateiabgleich durch. Dabei wird die veränderte lokale Version der Datei auf den GREYHOUND Server übertragen und ersetzt dort die bisherige zentrale Version dieser Datei. Weitere FileSync-Installationen auf anderen PCs sorgen dafür, dass die neue Dateiversion umgehend auch auf andere Rechner übertragen wird und alle Kopien dieser Datei kurzfristig wieder auf dem gleichen, neuen Stand sind.

Dies klappt aber nur, wenn die Änderungen an der lokalen Datei auch in derselben Datei im Synchronisierungsordner gespeichert werden. Außerdem muss der Benutzer die Berechtigung haben, Dateien dieses Typs (bzw. alle Arten von Dateien) auf den Server hochzuladen. Dies wird über das Profil geregelt (s. o.). Wichtiger Hinweis: Wenn der in FileSync eingetragene Benutzer kein Recht zum Upload hat, lässt sich die lokale Kopie der Datei trotzdem bearbeiten und speichern. Die veränderte Version wird allerdings beim nächsten Synchronisieren verworfen und die lokale Datei wird wieder durch die zentrale Version vom GREYHOUND Server ersetzt. Die lokalen Bearbeitungen der Datei würden in diesem Fall also verloren gehen.

Dateien per FileSync in GREYHOUND importieren

Ein weiterer Anwendungsbereich von FileSync ist das Importieren von Dateien. Wenn eine größere Anzahl von Dateien in GREYHOUND angelegt werden soll oder wenn bestimmte Dateien regelmäßig in GREYHOUND übernommen werden sollen, ist das wiederholte manuelle Anlegen eines Datei-Elements auf Dauer vielleicht etwas zu umständlich. FileSync kann Ihnen diese Aufgabe abnehmen, wenn Sie solche Dateien in den Synchronisierungsordner speichern.

Erstellen Sie eine Datei direkt im GREYHOUND-Synchronisierungs¬ordner, wird sie automatisch in die Gruppe Unsortiert eingeordnet. Soll die Datei in eine andere Gruppe einsortiert werden, speichern Sie sie im entsprechenden Unterordner. Sie finden im GREYHOUND-Synchronisierungsordner einen Unterordner für jede Gruppe, die in den FileSync-Einstellungen zum Synchronisieren ausgewählt wurde. Auch hierbei muss der in den FileSync-Einstellungen angegebene Benutzer in seinem Profil die Berechtigung zum Dateiupload für den jeweiligen Dateityp (oder alle Typen) haben.

Tipp: Automatisch erstellte Dateielemente per Regel zuordnen

Um auch bei den auf diese Weise automatisch erstellten Datei-Elementen wesentliche Eigenschaften wie Themen, Kennzeichnungen usw. festlegen zu können, können Sie Regeln verwenden. Als Trigger bietet sich Nach dem Erstellen eines neuen Elements an. Folgendem die Dateinamen einem bestimmten Schema, können Sie die Elementeigenschaft Betreff/Name zum Identifizieren der entsprechenden Elemente verwenden, da Dateielemente als Betreff standardmäßig den Dateinamen erhalten. Alternativ könnten Sie auch eine eigene Gruppe speziell für den Dateiimport verwenden und die automatisch erstellten Dateielemente an der Gruppenzugehörigkeit erkennen.

FAQ: Typische Fragen und Probleme bei FileSync

Abschließend noch einige Antworten auf typische Fragen und Problemstellungen rund um FileSync:

Warum wird die Datei xyz nicht synchronisiert?

Überprüfen Sie bitte die FileSync-Einstellungen:

• Der in FileSync eingetragene Benutzer muss auf diese Datei zugreifen können (sie also im GREYHOUND Client aufrufen können). Nur dann wird sie auch von FileSync synchronisiert.
• Außerdem muss die Gruppe, der diese Datei zugeordnet ist, in FileSync für das Synchronisiere ausgewählt sein.
• Kontrollieren Sie die Einstellungskategorie Dateien ausschließen, ob hier eventuell ein Filter verhindert, dass Dateien dieses Typs abgeglichen werden.

Warum finde ich im Synchronisierungsverzeichnis keinen Ordner für die Gruppe xyz?

Es wird im Synchronisierungsordner ein Unterverzeichnis für jede Gruppe angelegt, die in den FileSync-Einstellungen zum Synchronisieren ausgewählt wurde. Überprüfen Sie, ob die gewünschte Gruppe dort aktiviert ist.

Warum kann ich die Gruppe xyz nicht bei den Gruppen für Synchronisation auswählen?

FileSync kann nur die Gruppen synchronisieren, denen der in der Kategorie Verbindung festgelegte Benutzer zugeordnet ist. Fehlt die gewünschte Gruppe, so ordnen Sie diesem dem Benutzer zu oder wählen Sie einen Benutzer aus, der zu dieser Gruppe gehört.

Wie kann ich genauer steuern, welche Dateien synchronisiert werden sollen und welche nicht?

Eine Per-Datei-Auswahl für FileSync ist nicht möglich. Allerdings können Sie durch den festgelegten Synchronisierungsbenutzer und die ihm zugeordneten Gruppen schon einschränken, welche Dateien überhaupt synchronisiert werden. Bestimmte Dateitypen können Sie über Dateien ausschließen vom Synchronisieren ausnehmen. Die Rechte für den Download und Upload bestimmter Dateitypen in den Benutzerprofilen erlauben schließlich noch eine Unterscheidung in Lese- und Schreibrechte.

Warum werden Änderungen an einer lokalen Dateikopie durch FileSync wieder rückgängig gemacht?

Um lokale Änderungen für die zentrale Datei auf dem GREYHOUND Server übernehmen zu können, benötigt der FileSync-Benutzer in seinem Profil die Berechtigung für den Upload dieses Dateityps. Andernfalls ersetzt FileSync die bearbeitete lokale Datei beim nächsten Synchronisieren wieder durch die zentrale Version vom GREYHOUND Server.