Jede E-Mail des Unternehmens im Blick - GREYHOUND als SMTP-Relay

  • Hallo zusammen,


    oft gibt es in jedem Unternehmen noch einige andere Systeme, welche neben GREYHOUND auch noch E-Mails direkt an den MX/Provider verschicken, ohne das jemand Notiz davon nimmt.


    Beispiele:


    - Warenwirtschaftssystem
    - Online-Shop
    - CRM
    - einzelne Mitarbeiter mit Outlook/Exchange, Tobit, Lotus, Thunderbird, etc.


    Der GREYHOUND Anwender bekommt hiervon im Regelfall nichts mit, da diese Nachrichten nicht über GREYHOUND versendet werden. Aber gerade in Kundenservice-Abteilungen hat so manche E-Mail im Verlauf eines Kundenkontakts doch von Bedeutung. Kunden beziehen sich oft und gerne auf E-Mails, welche z. B. direkt durch den Onlineshop oder das Warenwirtschaftssystem versendet wurden, der Servicemitarbeiter kann diese aber nicht finden.


    Möglichkeit A: Man schickt jede E-Mail anderer Systeme in CC an den GREYHOUND (und erledigt diese per Regel).


    Möglichkeit B: Man gibt in dem Drittsystem nicht das SMTP-Konto des Providers für den Versand an, sondern stattdessen euren GREYHOUND Server.


    Vorteile: Jede E-Mail wird "durch GREYHOUND hindurch" versendet, jede ausgehende E-Mail erhält damit auch direkt beim Versand die bekannte Vorgangsnummer.


    - Antwortet der Empfänger nun auf diese E-Mail, hat der Bearbeiter direkt per Mausklick den gesamten Vorgang mit der ursprünglich versendeten E-Mail zur Verfügung und muss nicht suchen.
    - Viele Informationen befinden sich schon meist in der Ursprungs-E-Mail, der Bearbeiter muss in keinem Drittsystem nachsehen.
    - Versieht man die über GREYHOUND versendeten Nachrichten mit einem Thema, lassen sich Anzahl und Art von z. B. automatischen E-Mails aus Drittsystemen wunderbar auswerten.
    - Die E-Mail kann per Regel vor dem Versand noch per Regel "manipuliert" werden, z. B. Änderung des Absenders, des Betreffs, etc..


    Für die Umsetzung benötigt man folgendes Modul: "Mobiler Nachrichtenzugriff"
    Das Modul kann direkt online im GREYHOUND Control Center gebucht werden, sofern noch nicht Bestandteil des Vertrags.



    Anschließend steht das SMTP-Relay für Hosting-Kunden automatisch zur Verfügung. Kunden mit eigenem Server müssen entsprechend die Seriennummer im GREYHOUND Admin aktualisieren und anschließend das Modul entsprechend aktivieren.


    Es empfiehlt sich in GREYHOUND einen eigenen Benutzer anzulegen, welcher nur über das Recht verfügt (Profile), den externen Zugriff zu erlauben sowie die entsprechende Gruppe, in welcher die versendeten E-Mails abgelegt werden sollen (Benutzergruppe).


    Im Drittsystem (z. B. Warenwirtschaft) gibt man anschließend als SMTP-Server folgende Zugangsdaten an:


    Absender: [E-Mail-Adresse, welche in der entsprechenden Gruppe in GREYHOUND hinterlegt ist]
    Host: [IP Adresse des GREYHOUND Servers]
    Benutzername: [GREYHOUND Benutzer]#[Name der Gruppe in GREYHOUND]
    Kennwort: [Kennwort des GREYHOUND Benutzers]


    Beispiel:


    Absender: service@mein-onlineshop.de
    Host: 91.99.99.99
    Benutzername: warenwirtschaft#Kundenservice
    Kennwort: mysecretpassword


    Anschließend werden die E-Mails über GREYHOUND versendet und erscheinen in GREYHOUND in der angegebenen Gruppe als gesendetes Element.


    Antwortet der Empfänger auf die E-Mail, kann dies anschließend so aussehen: