Rechnung und Lieferschein automatisch verknüpfen

  • Eine immer wiederkehrende Aufgabe die wunderbares Potential zur Automatisation hat:
    Rechnungen und die dazugehörigen Lieferscheine mit der Vorgangsnummer verknüpfen.


    Der Abgleich soll über die Lieferscheinnummer erfolgen, dazu wird als erster Schritt die Lieferschein-Nr des gescannten Lieferscheins per Regex gefunden und in benutzerdefiniertes Feld geschrieben- das klappt schon wunderbar.


    Als nächstes dann in der Rechnung die Lieferscheinnummer suchen auf die Bezug genommen wird-
    und jetzt fängt die Herausforderung an:


    Wie kann ich dem Greyhound beibringen,
    -diese Nummer in den Benutzerdefinierten Feldern (der Lieferscheine) suchen
    und wenn sie einmal gefunden wird
    -der Rechnung die Vorgangsnummer des Lieferscheins geben.


    danke für Hinweise und Hilfe,

  • Hallo,


    wie wäre es mit der Idee, die Lieferscheinnummer als Vorgangsnummer zu verwenden? Die Vorgangsnummer fasst bis zu 10 Stellen. Macht man das selbe bei der Rechnung, hat man die Vorgänge automatisch verknüpft.


    Die Dokumentation dazu gibt es hier: http://greyhound-software.com/…tem.TFbmTaskNumber.Number


    Im Grunde genommen muss das Ergebnis jeweils nur in das Feld Item.TaskNumber.Number geschrieben werden. Dabei muss das Ergebnis auf 10 Stellen aufgefüllt werden. Hat die Lieferscheinnummer zum Beispiel nur 8 Stellen, könnte man vorne einfach zwei Nullen ergänzen:


    Code
    1. Item.TaskNumber.Number := '00' + AchtStelligeLieferscheinNummer;


    Um diese Nummern von anderen Vorgängen abzugrenzen, kann man auch noch den Prefix der Vorgangsnummer anpassen (z.B. "L" für Lieferscheinnummer): Item.TaskNumber.Prefix := 'L';

  • Danke für die schnelle Antwort.


    Das wäre eine elegante Lösung- allerdings kann man (insbesondere bei mehereren Lieferanten) nicht ausschließen, dass eine Vorgangsnummer doppelt vergeben wird.


    Die Idee ist so:
    1. Aus dem LS die Nr auslesen und in ein benutzerdefiniertes Feld [Belegnummer] schreiben
    2. Bei Rechnungseingang in der Rechnung die LS-NR auslesen, auf die Bezug genommen wird und auch diese in ein benutzerdefiniertes Feld [Bezugnummer] schreiben. (Anm: Nachteil ist hier, das nur ein LS zugeordnet werden kann- das kann aber erst mal vernachlässigt werden)
    3. Im Laufe der Rechnungsbearbeitung bekommen die Belege einen bestimmten Status, das wäre der Auslöser um die automatische Zuordnung vorzunehmen.


    4. Regelgestützt sucht der GH jetzt das passende Element: mit dem Wert aus [Bezugnummer] bei den Lieferscheinen suchen ob es eine passende [Belegnummer] gibt. Dann der Rechnung die Vorgangsnummer des gefundenen Elementes (=Lieferschein) geben.
    (Suche ist eingrenzbar auf unerledigte Elemente Typ Brief mit dem Betreff "Lieferschein")


    Punkt 1-3 habe ich (dank der Beiträge im Forum) abgebildet. Aber Punkt 4 gibt mir Rätsel auf:
    - wie kann man ein Element über den Inhalt des dazugehörigen benutzerdefinierten Feldes identifizieren?
    - wie kann ich die Vorgangsnummer des gefundenen Elementes auf das Element, das die Regel ausgelöst hat übernehmen?


    Leider bekomme ich hier trotz Suche in Forum und Skriptsprachendoku kein Bein auf den Boden.

  • Hallo,


    man kann im Regelsystem leider nicht nach anderen Elementen suchen. An andere Elemente kommt man nur über die Vorgangsnummer oder bereits klassifizierte Elemente. Eventuell lassen sich die Lieferantennummern auch Prefixen, wenn der Lieferant bekannt ist. Dann kann es keine Dubletten geben, wenn die Vorgangsnummer angepasst wird. Punkt 4, also eine Suche in GREYHOUND lässt sich vom Regelsystem aus nicht antriggern.