Nutzung von Transporter führt zu doppeltem Inhalt in Elementen (Faxe)

  • Hallo zusammen,

    seit gestern setzen wir ´die neue Version ein. Wie vorher funktioniert es nicht, dass Faxe korrekt versendet werden.

    Wir nutzen den Transporter, um lt. Anleitung https://greyhound-software.com/docs/manual/texts/texts_id=19 gescannte Dokumente zu versenden. Die Dokumente laufen durch eine Regel, wodurch diese in Entwürfe geändert werden. Danach faxen wir, indem das Element doppelt angeklickt und die Faxnummer ergänzt wird.
    Nach dem Scan erscheinen die Dokumente korrekt (einseitige und mehrseitige Dokumente). Nach dem Doppelklick und ergänzen der Faxnummer ist in der Vorschau alles bestens.
    Nach dem Absenden des Faxes hat dieses plötzlich die doppelte Seitenanzahl. Es wird immer nur der Scan verdoppelt, nicht das mit Vorlage geschriebene Deckblatt. Egal ist auch, ob als PDF oder tiff transportiert wird.

    Hat jemand evtl. das gleiche Problem, lässt sich das irgendwie lösen? Wir bekommen immer Anrufe und müssen dann erklären, dass z.B. der Auftrag nur einmal ausgeführt werden soll.

    Danke & Grüße

  • Wenn das Element in der Vorschau korrekt ist, aber dann mit doppeltem Inhalt verschickt wird, könnte daran eine Regel Schuld sein, die nach dem Erstellen des Elements (also nach dem Klick auf Senden) noch etwas verändert.


    Ich würde mal in die Regelliste schauen und dort nach Regeln mit dem Trigger Neu erstellen suchen. Vielleicht ist eine dabei, die entweder die Vorlage ändert oder die Gruppe (und damit vielleicht auch die Vorlage) ändert. Eventuell hilft auch ein Blick in das Systemprotokoll eines solchen Elements nach dem Versenden. Da sollte man erkennen, ob noch irgendeine Regel aktiv geworden ist.


    Die Frage wäre auch, ob das bei allen Faxen so passiert oder nur bei bestimmten.

  • Hallo Wolfram,
    es gab eine Regel, die den Absender ändert. Damit unsere Telefonanlage mit der richtigen Absendernummer versendet muss die 2stellige Durchwahl zu einer 3stelligen Nummer werden.
    Diese Regel habe ich eben deaktiviert und ein Fax versendet. Ergebnis: Keine Änderung - es wird weiterhin bei allen Faxen das doppelt versendet, was über den Transporter reinkommt.

  • Hallo,
    die von dir beschriebene Vorgehensweise ist nicht geeignet um Faxe zu versenden. Besonders das Umwandeln von einem offenen Briefdokument in ein ausgehendes Faxelement habe ich noch nie ausprobiert. Ich kann dir noch nicht einmal genau sagen wie das intern von GREYHOUND gehandhabt wird. ?(


    Korrekt wäre es den Brief als Fax weiterzuleiten. GREYHOUND fragt sodann welche Quelldaten verwendet werden sollen. An dieser Stelle würde Nur Bilddaten Sinn machen, da nur die Scans interessieren. Wenn du sodann einen Text für das Fax eingibst wird dieser in der Vorschau als Deckblatt gerendert. Die Folgeseiten sind die Seiten des Briefs.


    Alternativ könntet ihr auch den GREYHOUND Faxprinter verwenden. Ihr würdet den Scan dann über ein Programm eurer Wahl auf dem Faxprinter "ausdrucken". GREYHOUND erstellt sodann ein neues Faxelement zur weiteren Bearbeitung mit euren gedruckten Daten anbei.


    Lieben Gruß

  • Ich habe unser Vorgehen nicht korrekt beschrieben: Wir scannen die Dokument lt. der verlinkten Anleitung ein. Die gescannten Dokument gehen über ein POP3 Konto mit dem Typ "Fax" (nicht Brief) in Greyhound. Bei diesen Faxdokumenten ändert eine Regel den Status auf "Entwurf".

    Mit einem Netzwerkscanner ist es für die User am einfachsten, den Knopf "Fax" zu drücken. Der Knopf bewirkt, dass ein beliebiges Dokument eingscannt wird. Dieses Dokument geht in einen Ordner, der Ordner wird vom Transporter überwacht. Der Transporter versendet und nach wenigen Minuten sieht der Benutzer das im Filter "Faxausgang" in Greyhound.

    Technisch sicher alles möglich, gescannte Dokumente über den Faxdrucker wieder in Greyhound zu befördern oder Briefe weiterzuleiten. Die Frage ist, ob ich den Benutzer damit belasten will, dass er daran denken muss, das gescannte Dokument zwischen zwei Telefonanrufen und drei Nachfragen irgendeines Kollegen noch in seinem Scanordner an den Faxdrucker zu schicken.

    Die Grundidee ist, dass der Benutzer so wenig wie möglich machen soll. Das wäre in dem Fall tatsächlich, einmal an Scanner auf "Faxscan" zu drücken. An den Rest muss er nicht denken, da er irgendwann mitbekommt, dass in Greyhound ein neues Element vorliegt. Dann noch einen Doppelklick, Nr. ergänzen, Absenden.

  • Ok. Verstanden.
    Der richtige Ansatz wäre in diesem Fall vermutlich eine Regel die mithilfe des eingehende Elements (egal ob Brief oder Fax) ein neues Fax als Entwurf erstellt. Dieses kann dann auf die bei euch bewährte Art und Weise geöffnet, mit einer Faxnummer versehen, und dann versendet werden.
    Du findest hier im Forum einige Regeln die du als Vorlage verwenden kannst, um neue Elemente zu erzeugen. Auch der Quelltext des Regelknotens "Automatische Antwort" hilft hier weiter. Der Unterschied zu deinem bisherigen Ansatz ist, dass du mit einer solchen Regel auf alles genau Einfluss nehmen kannst.
    So würde ich es versuchen :)


    Lieben Gruß

  • Ich habe unser Vorgehen nicht korrekt beschrieben: Wir scannen die Dokument lt. der verlinkten Anleitung ein. Die gescannten Dokument gehen über ein POP3 Konto mit dem Typ "Fax" (nicht Brief) in Greyhound. Bei diesen Faxdokumenten ändert eine Regel den Status auf "Entwurf".

    Hier sehe ich das Problem, dass das so in GREYHOUND gelangte Fax ein eingehendes Fax ist. Zum Versenden braucht man aber ein ausgehendes Fax. Ein eingehendes Fax kann man zumindest per GUI gar auf den Status Entwurf setzen, weil das ja eigentlich auch unlogisch ist. Logisch wäre es, ein eingehendes Fax weiterzuleiten und so ein ausgehendes Fax daraus zu erstellen.
    Per Regel mag das trotzdem gehen, aber vielleicht liegt hierin genau der Grund für das unerwünschte Verhalten. Das "Weiterleiten" wird nicht explizit, sondern quasi implizit vorgenommen. Ich weiß nicht, ob dass dann noch "in der Spezifikation" liegt...

    Mit einem Netzwerkscanner ist es für die User am einfachsten, den Knopf "Fax" zu drücken. Der Knopf bewirkt, dass ein beliebiges Dokument eingscannt wird. Dieses Dokument geht in einen Ordner, der Ordner wird vom Transporter überwacht. Der Transporter versendet und nach wenigen Minuten sieht der Benutzer das im Filter "Faxausgang" in Greyhound.

    Hierzu ist mir nur eingefallen: Wenn es ein echter Netzwerkscanner ist, der Scans per E-Mail versenden kann, dann könnte man sich den Zwischenschritt mit dem GREYHOUND Transporter sparen und die Scans statt dessen direkt an die im Transporter konfigurierte E-Mail-Adresse senden. Dadurch ändert sich nichts, man kann nur auf den Transporter verzichten und der Ablauf ist schneller und weniger störungsanfällig.


    Sascha hat ja schon einen Lösungsweg für das Problem angedeutet. Ich würde es mit zwei einfachen Regeln versuchen:

    • Eine Regel, die alle im Faxkonto eingehenden Elemente an eine (imaginäre) Faxnummer weiterleitet.
    • Eine Regel mit dem Trigger Neu erstellt, die alle neu erstellten Faxe an die bei 1. verwendetet Faxnummer erstmal auf den Status Entwurf setzt.

    Das sollte die gewünschte Wirkung haben, nur dass so ausgehende Faxe erzeugt werden, was dann problemlos funktionieren sollte. Wenn es klappt, sollte man in der 1. Regel vielleicht noch ergänzend die ursprünglichen eingehenden Elemente löschen, denn die sind ja redundant.

  • Hallo zusammen,
    so, nach mehreren Wochen bin ich endlich zum testen gekommen, da sich die Kollegen wieder mal beschwert haben, dass Empfänger anrufen und fragen, warum sie Seiten doppelt erhalten.


    Sascha hat ja schon einen Lösungsweg für das Problem angedeutet. Ich würde es mit zwei einfachen Regeln versuchen:

    • Eine Regel, die alle im Faxkonto eingehenden Elemente an eine (imaginäre) Faxnummer weiterleitet.
    • Eine Regel mit dem Trigger Neu erstellt, die alle neu erstellten Faxe an die bei 1. verwendetet Faxnummer erstmal auf den Status Entwurf setzt.

    Das sollte die gewünschte Wirkung haben, nur dass so ausgehende Faxe erzeugt werden, was dann problemlos funktionieren sollte. Wenn es klappt, sollte man in der 1. Regel vielleicht noch ergänzend die ursprünglichen eingehenden Elemente löschen, denn die sind ja redundant.


    Die genannten Regeln habe ich eingerichtet. Sowohl 1. wie auch 2., funktioniert soweit auch.
    Der dadurch erstellte Entwurf erzeugt allerdings beim Senden des Faxes dann auch wieder zwei Seiten, d.h. hier hat sich keine Änderung ergeben.


    Meine Probleme bzw. was ich so auf den ersten Blick erkenne:
    - Im Systemprotokoll sehe ich, dass das weitergeleitete Fax mit Fantasieempfänger "123" als "versendet" gekennzeichnet wird. (Versuch, das zu umgehen: Eigenschaft "Wartend" setzen - keine Änderung, das Fax ist weiterhin als versendet gekennzeichnet)
    - Vom Transporter kommt eine Briefnachricht mit dem Anhang f3c6d702bdb00a0dfd95901f0ed36b9c.dif - das ist das gescannte Fax;
    diese Nachricht wird von einer Regel weitergeleitet, enthält weiterhin den Anhang f3c6d702bdb00a0dfd95901f0ed36b9c.dif;
    der entstandene Entwurf wird bearbeitet und versendet, enthält danach die Anhänge f3c6d702bdb00a0dfd95901f0ed36b9c.dif & 7799515F441FB029F4BEEE09A680DFA5.dif;
    Versuch, zu umgehen: die vom Transporter erhaltene Nachricht manuell weiterleiten -> es ist nur ein Anhang enthalten, E90F776EC0E8D2CB3FDD27C57A36FC24.dif - keine doppelten Seiten mehr


    Irgendwer eine Idee? Liegt das an der Regel?
    Ich dachte eigentlich, die Regeln sollten im Endeffekt eine nicht versendete Nachricht erzeugen. Vielleicht liege ich falsch.


    Eine Zwischenfrage mal grundsätzlich: Sind wir die Einzigen, die kein analoges Faxgerät mehr verwenden? Es gibt doch bestimmt andere Firmen, die Greyhound zum Versand von Faxen verwenden. Gerade, wenn z.B. die Rechnungen über Greyhound an Datev übergeben werden, dann ist ja alles stark auf Papierlos ausgerichtet. Sicher schickt Ihr dann Faxe nicht mit einem Faxgerät, da das ja dann nicht in Greyhound abgebildet ist.
    Wie macht Ihr das?
    Es muss doch jeder Anwender die Möglichkeit haben, Faxe zu versenden, oder? Und um die nachvollziehbar zu dokumentieren (sonst bräuchten wir Greyhound ja nicht sondern könnten ein Faxgerät einsetzen - siehe oben), läuft das doch bestimmt bei allen über Greyhound.


    Über Anregungen würde ich mich freuen. Irgendwas unverständlich erklärt? Bitte Fragen, ich antworte schnellstmöglich, komme aber hier echt nicht weiter.

  • Vielleicht kannst Du die Regeln mal hier posten, die Du jetzt verwendest.


    Zum grundsätzlichen (wenn ich die Frage richtig verstehe):
    Jeder Anwender kann in GREYHOUND problemlos "papierlos" faxen, in dem er den Fax-Druckertreiber verwendet. Dann geht das gedruckte Dokument direkt in GREYHOUND als neues Fax auf, Empfänger angeben und abschicken.


    Das Problem bei euch scheint mir ja zu sein, dass die zu faxenden Dokumente schon in Papierform vorliegen.

  • Hallo,
    danke erstmal für die Antwort. Freut mich, dass der Beitrag gelesen wird.

    Zum grundsätzlichen (wenn ich die Frage richtig verstehe):
    Jeder Anwender kann in GREYHOUND problemlos "papierlos" faxen, in dem er den Fax-Druckertreiber verwendet. Dann geht das gedruckte Dokument direkt in GREYHOUND als neues Fax auf, Empfänger angeben und abschicken.

    Richtig, das funktioniert.

    Das Problem bei euch scheint mir ja zu sein, dass die zu faxenden Dokumente schon in Papierform vorliegen.

    Genau. Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden bei uns direkt ausgefüllt und dann gescannt. Mal ehrlich, wer scannt das Dokument ein und versucht dann, das am Rechner auszufüllen? Gut, ich selbst probiere das ab und an, aber das ist wirklich aufwendig und kostet viel Zeit.
    In der Buchhaltung werden z.B. Lastschriftmandate ausgefüllt und danach gefaxt. Ist halt wesentlich einfacher, diese 10 Zeilen per Hand zu füllen.

    Vielleicht kannst Du die Regeln mal hier posten, die Du jetzt verwendest.

    Die Regeln lade ich als Dateianhänge hoch. Dazu jeweils auch das Systemprotokoll, das von der jeweiligen Regel erzeugt wird.


    Viele Grüße