Buchhaltungs Workflow mit Greyhound. Suche Inspirationen für besseres Arbeiten :-)

  • Hallöchen zusammen,
    erstmal ein dickes Lob und Danke an Greyhound. Wir haben es jetzt seit knapp 4 Wochen im Einsatz und ALLE sind begeistert!!!
    Ich kann mir nicht mal mehr vorstellen wie wir vorher ohne klar kommen konnten.


    Da ich aktuell die Arbeitsweise unserer Buchaltung optimieren möchte (Papier und Ordner Flut) würde ich mich über etwas KnowHow von euch freuen.


    Bisher war unser Workflow z.B. für Eingangsrechnung dieser:


    1.Rechnung geht per Post ein (Email Rechnungen werden aktuell Ausgedruckt)
    2.Folgende Werte werden in unsere Bürosoftware eingetragen
    (Dies geschieht, damit wir aus der Bürosoftware überweisungen tätigen können und immer einen tagesaktuellen Überblick über die Ausgaben haben):
    - Lieferant
    - Re. Datum
    - Re. Nr.
    - Betrag
    - Fälligkeit
    - Vorkontierung


    3. Bei dem Vorgang wird eine Interne Nr. erstellt welche wir auf der Rechnug oben Rechts aufschreiben (Diese könnte durch aufkleben einer Seriennummer umgehen werden).
    4. Zusätzlich schreiben wir die Kontierungs Nr. auf die Rechnung.
    5. Die Rechnung wird jetzt für den Steuerberater abgeheftet.


    Wenn ich diesen Workflow jetzt Digital mit Greyhound durchführen möchte stellen sich mir folgende Fragen:


    - Nachträglich nach dem Scanvorgang lassen sich keine Informationen mehr z.B. durch Greyhound auf die Scandatei bringen oder? Das bedeutet ich muss alle eventuelle Informationen die für mich oder den Steuerberater wichtig sind, vorab auf die Rechnung bringen.


    - Wie geht Ihr mit Email Rechnungen um? Erst ausdrucken um eine Seriennummer aufzukleben und diese dann wieder einscannen?


    - Wie geht Ihr mit Kassenbelegen um?


    - Hat vielleicht jemand bereich eine Regel erstellt welche auf doppelte Rechnungen hinweisen könnte?
    (Ab und an erhalten wir Rechnungen per Email und zusätzlich noch mal eine Kopie mit der Ware)
    Ich dachte hier an folgenden Ablauf: Vergleiche Rechnungsnummer und Datum mit bereits vorhandenen Buchhaltungs Dokumenten - Wenn bereits vorhanden Kennzeichne Rechnungen mit "Doppelte Rechnung?"


    Tausend Dank schon mal vorab für jedgliches Feedback :-)


    Ganz liebe Grüße aus dem Ruhrgebiet
    Mike


    CAMPWERK

  • Hallo Maik!


    Zu deinen Fragen:


    - Nachträglich nach dem Scanvorgang lassen sich keine Informationen mehr z.B. durch Greyhound auf die Scandatei bringen oder?
    Das bedeutet ich muss alle eventuelle Informationen die für mich oder den Steuerberater wichtig sind, vorab auf die Rechnung bringen.


    Man kann nach dem Scannen über die Grafikoptionen schon Informationen auf den Scan aufbringen, ist allerdings mit ein paar Mausklicks verbunden, idealerweise sind schon alle Infos auf dem Beleg drauf.



    - Wie geht Ihr mit Email Rechnungen um? Erst ausdrucken um eine Seriennummer aufzukleben und diese dann wieder einscannen?
    Unsere Erfahrung: Der eine macht es so wie von dir beschrieben, andere sparen sich diesen Prozessschritt und wandeln das PDF direkt in ein Dokument um.


    - Wie geht Ihr mit Kassenbelegen um?
    Werden bei den meisten als klassische Eingangsrechnung behandelt und somit auch durch den gleichen Prozess geschleust. Lässt sich allerdings vom Belegtyp her natürlich auch unterscheiden.


    - Hat vielleicht jemand bereich eine Regel erstellt welche auf doppelte Rechnungen hinweisen könnte?
    (Ab und an erhalten wir Rechnungen per Email und zusätzlich noch mal eine Kopie mit der Ware)
    Ich dachte hier an folgenden Ablauf: Vergleiche Rechnungsnummer und Datum mit bereits vorhandenen Buchhaltungs Dokumenten - Wenn bereits vorhanden Kennzeichne Rechnungen mit "Doppelte Rechnung?"


    Schau dir mal den Regelknoten "Vorgänger mit selbem benutzerdefinierten Feld" unter den Bedingungen an, der macht genau das was du umsetzen möchtest.