Kennzeichnung neuerer Nachricht vom gleichen Absender

  • Hallo,

    wir bearbeiten ältere Emails zuerst.

    Mal angenommen die Anfrage von einem Kunden wurde noch nicht bearbeitet, und er schickt in der Zeit eine neue Email.

    D.h. wir haben 2 Emails vom gleichen Absender mit verschiedenen Vorgangsnummern. Und wir bearbeiten die erste, und wissen noch nicht, dass es neuere Nachricht gibt.

    Wie kann man das am besten handhaben?

    Vielen Dank

    Eugen

    Version 5.0.110

  • Hallo,

    wir bekommen in der Hochsaison sehr viele Mails. Dadurch ist es uns nicht möglich, diese immer zeitnah abzuarbeiten. Deshalb erhalten wir von vielen Kunden mehrere Mails zu einem Anliegen.

    Unser Problem ist, dass wir dadurch viel Zeit verlieren da verschiedene Kollegen an den Mails arbeiten.

    Hinzu kommt noch, dass die Kunden Ihr Anliegen über amazon und gleichzeitig über Ihre private Mail-Adresse senden.

    Gibt es hier eine Einstellung, dass das System erkennt, dass wir mehrere Mails von einem Kunden zu einem Anliegen erhalten haben.

    Danke für eure Hilfe.

  • Hallo zusammen,


    zur Erkennung von Kontaktduplikaten gibt es folgende Möglichkeit:


    1.) Man bestimmt die Vorgangsnummer über die Absenderadresse und nicht per Zufall. Folglich werden alle Mails eines Kunden in einem Vorgang zusammengefasst. Technisch wird das über eine Regel umgesetzt, welche euch unser Support gerne als Beispiel-Regel bereitstellt.


    2.) Nachdem die Mails eines Kontakts nun vereint sind, lässt sich über eine Regel z. B. folgendes abprüfen:

    Nachricht geht ein --> Prüfung ob weitere offene Mail des Kontakts vorhanden --> an der neuesten Mail oder auch an allen offenen Mails erfolgt eine Anmerkung oder Kennzeichnung: "Achtung, weiterer offener Vorgang". Mit einem Klick auf den Vorgang sieht man dann direkt alle anderen Mails des Kontakts. Das entsprechende Regelbeispiel bekommt ihr bei unserem Support.


    Achtung: Das klappt natürlich nur, wenn der Absender bzw. Kontakt immer die gleiche Mail-Adresse verwendet! Schreibt der Kontakt via Amazon und über seine private E-Mail-Adresse geht das leider nicht, weil es hier keine eindeutigen Vergleichsmerkmale gibt.