Dokumentenmanagement - Wie geht das?

  • Servus Sascha,


    also, damit du das Dokumentenmanagement in GREYHOUND nutzen kannst, ist es wichtig erst ein entsprechendes POP3-Konto einzurichten. Hier ist es wichtig, dass der Kontotyp auf "BRIEF" steht. Am besten ist es, wenn du bei deinem Mailprovider ein komplett neues POP3-Konto dafür anlegst --> briefeingang@deinedomain.de


    Und so stellst du das Konto dann ein:


    So, wenn das eingerichtet ist kannst du z.B. von deinem Scanner eine Mail an briefeingang@deinedomain.de schicken. WICHTIG, das gescannte Bild muss in der Mail als schwarz-weißes TIFF oder MTIFF angehängt sein (Graustufen gehen auch, 200 bis 300 dpi wären optimal).


    Der Brief müsste nun richtig in GREYHOUND ankommen und wenn es serveseitig aktiviert wurde, wird dieses Dokument auch texterkannt:


    Damit deine Dokumente vom Scanner in den GREYHOUND kommen, gibt es übrigens auch unseren TRANSPORTER. Hier gibt es eine Beschreibung.


    Am besten du probierst das erstmal aus. Ich schreibe später noch ein paar weitere Tipps/Tools zusammen :-)

  • Hallo Ulrich,


    vielen Dank schon einmal für die Starthilfe. Ich komme allerdings trotzdem nicht weiter :-(


    Ich habe ein extra Postfach eingerichtet und hole dieses mit dem GH ab. Das POP3-Konto ist vom Typ "Brief" wie du geschrieben hast. Ein mit unserem DELL 3115cn eingescanntes Dokument landet auch im GH und der Anhang wird korrekt angezeigt, doch wenn man ihn doppelklickt passiert nix.


    1.) Die OCR scheint nicht zu funktionieren. Eine Suche nach mehreren Stichworten die in dem Dokument auftauchen bringen keine Suchergebnisse (die Qualität des Scans ist übrigens 1a). Ein Blick in das Admin-Logfile bring lediglich einen Eintrag zum Vorschein den ich in diesem Zusammenhang sehe: "05000;2009-11-18 11:40:15,501;TOCR system is not available!"


    2.) Ich sehe keinerlei Vorschau des OCR-Textes (wahrscheinlich weil keiner erkannt wurde) und auch keine Bild-Vorschau des Dokumentes. Ich denke da kommt noch mehr, oder? Daher freue ich mich schon riesig auf weitere Tipps.


    Wie gesagt, mich interessiert wie man in der Praxis mit wenig Aufwand dutzende Briefe im GH verwalten kann (einseitig, mehrseitig, duplex etc). Bitte gehe daher auch noch einmal auf eure Scannerempfehlung ein (den Canon 220p). Die Funktionalität des Scanners geht schließlich einher mit der Software.


    Lieben Gruß


    Sascha

  • Also zum Thema einseitig, mehrseitig, duplex etc. kann aktuell nur sagen, das man dies über den Scanner lösen muss. Sprich wenn der Scanner das kann ist alles kein Problem. Das Problem ist, die Scanner die das (richtig) können kosten ein haufen Geld. Der vorgeschlagene Scanner wurde von uns auch getestet und für schlecht befunden (können andere anders sehen). Viel zu sensibel das Ding. Wir setzen hier Brother MFC-8 er Serie ein und die laufen ohne Probleme, nur man muss halt die Dokumente wie gewünscht nacheinander einscannen. Sprich einseitige einzeln, Duplex etc. ebenfalls. Ich wünsche mir schon lange eine Funktion zum Seitentrennen auf GH Seite, ich habe den Wunsch noch nicht aufgegeben...

  • Hallo Torsten,


    ich habe mich in den letzten Monaten immer wieder mal mit dem Thema Dokumentenmanagement auseinandergesetzt und nach einer Lösung gesucht, die für ein kleines Unternehmen wie wir es sind (5-8 Mitarbeiter) geeignet ist. Tatsache ist, dass es nichts zufriedenstellendes gibt :-(


    Angefangen bei reinen OCR-Lösungen wie Abbyy Finereader oder Nuance OmniPage in Verbindung mit den eingebauten Suchfunktionen von Windows, über Paperport, Sharepoint, ELO-Office, und diversen webbasierten Lösungen bis hin zu den bereits 4-Stelligen Lösungen Inoxision, Julitec DRM oder bitfarm-Archiv DMS habe ich mir alles angesehen. Doch meiner Meinung nach patzen alle jeweils in bestimmten Bereichen so grundlegend, dass wir uns bisher beim besten Willen noch für keines entschieden haben.


    Derzeit scannen wir alles, außer unseren Eingangsrechnungen, mit einem simplen Canon MP830 Mufu mit Duplexeinheit und Omnipage als PDF in einen Ordner rein, welcher von Windows indiziert wird. Die Rechnungen scannen wir in eine Sharepoint Dokumentenbibliothek wo ich diese nach dem erfassen in Sharepoint manuell mit Tags wie z.B. ReNr., ReSumme, Kreditor etc. versehe. Dabei dienen leere Seiten als Dokumenttrenner und aus mehreren Scanprofilen (grau, farbe, grau duplex, farbe duplex etc.) muss manuell gewählt werden.


    Dabei sind unsere bzw. meine Anforderungen im Grunde genommen recht trivial: Die Dokumente müssen einfach und schnell in das DMS rein und wenn man danach sucht müssen die richtigen Dokumente wieder gefunden werden. Für letzteres reicht uns erst einmal eine Volltextsuche - das schaffen noch die meisten Systeme. Aber was das scannen vom Workflow her angeht leben alle Systeme noch hinter dem Mond.


    Der Ansatz vom GH ist von der Integration her meiner Meinung nach perfekt. Jedes andere System sieht sich mehr oder weniger als Insellösung, um dem Papierberg gerecht zu werden oder sein Dasein als Archiv zu fristen. Aber warum Briefe von E-Mails trennen? Na ja, was erzähle ich hier :-)


    Demnach hoffe ich, dass dem DMS-Teil von GH ausreichend Wichtigkeit beigemessen wird um GH zu einer kleinen Killerapp in diesem Bereich werden zu lassen. Ideen habe ich dazu auf jeden Fall noch einige :-)


    Lieben Gruß und gute n8


    Sascha
    von pandiga

  • Zitat

    Der Ansatz vom GH ist von der Integration her meiner Meinung nach perfekt. Jedes andere System sieht sich mehr oder weniger als Insellösung, um dem Papierberg gerecht zu werden oder sein Dasein als Archiv zu fristen. Aber warum Briefe von E-Mails trennen? Na ja, was erzähle ich hier :-)

    Also wir scannen nun seit dem wir den FBM haben alles ein, auch Eingangsrechnungen. Gerade gestern wurde vom Steuerbüro eine Rechnung benötigt, Rechnungnummer eingetippt, gefunden, als Fax dupliziert, Name des Steuerbüros in die Adresszeile und ab das Fax... hat keine 10 Sekunden gedauert. Der Wahnsinn! Der einzige kleinen Fehler in meinen Augen ist der fehlende Seitentrenner auf GH Seite, hier kann aber eine leere Seite nicht das Merkmal sein, sonst kann ich kein automatisches Duplex machen (da sind Seiten teilweise einseitig, die nächste wieder doppelseitig beschrieben). Da muss ein Merkmal her, welches dem GH sagt da kommt ein neues Dokument. Bei internen Sachen kann man das dann draufdrucken, bei externen einen Aufkleber drauf etc. Stapel auf den Scanner und ab die Post.


    Was ich nicht ganz verstehe ist Deine Frage "Aber warum Briefe von E-Mails trennen?" Kannst Du mir das näher erläutern?

  • Hey Sascha,

    2.) Ich sehe keinerlei Vorschau des OCR-Textes (wahrscheinlich weil keiner erkannt wurde) und auch keine Bild-Vorschau des Dokumentes. Ich denke da kommt noch mehr, oder? Daher freue ich mich schon riesig auf weitere Tipps

    würdest du mal einen Screenshot machen? Ich kann mir das so nicht vorstellen. Freue mich auf deinen Screenshot.

    1.) Die OCR scheint nicht zu funktionieren. Eine Suche nach mehreren Stichworten die in dem Dokument auftauchen bringen keine Suchergebnisse (die Qualität des Scans ist übrigens 1a). Ein Blick in das Admin-Logfile bring lediglich einen Eintrag zum Vorschein den ich in diesem Zusammenhang sehe: "05000;2009-11-18 11:40:15,501;TOCR system is not available!"

    OK, TOCR wird von uns nicht standardmäßig mitgeliefert, dafür aber eine andere, ebenfalls gute Texterkennung - diese sollte auf dem Server eigentlich laufen. Der Fehler ist daher für das Problem erstmal unbedeutend.

    Wir setzen hier Brother MFC-8 er Serie ein und die laufen ohne Probleme, nur man muss halt die Dokumente wie gewünscht nacheinander einscannen.

    Jo, ich nutze auch privat so ne Brother MFC-Mofa und damit komme ich super klar. Geschäftlich ist das sicherlich was anderes, aber bei Brother gibt es, wie Torsten schrieb, ein paar feine Kisten. Zusammen mit der Logik des GREYHOUND Transporters ist das eine wunderbare Lösung.

  • Zum Thema trennen....
    Wir scannen täglich ca 5000 Seiten ein
    Alles wird nach "Sorte" (Retouren, Kundenbriefe etc...) sortiert und dann
    in etwa 500er Schritten auf einmal gescannt, getrennt wird mit einer
    schwarzen Seite (eine extra software trennt dann die Dateien bei einer
    schwarzen Seite). Insellösung ja, aber was besseres haben wir leider auch
    noch nicht gefunden. Um mit einem kleinen Scanner alles Seite für
    Seite zu scannen ist für uns leider keine Option.

  • Hallo Guido,


    danke für die Info. Interessant zu wissen das da draußen tatsächlich nicht schon irgendwo eine super Lösung rumschwirrt, wenn auch mir völlig unverständlich...


    Gibt es denn Scanner die eine Trennseite bereits beim Scannen hardwareseitig erkennen können (Schwarzseite, Barcode etc)? In Verbindung mit einer Duplexscanfunktion müsste es so möglich sein einen Stapel auf einmal zu scannen, wobei der Scanner bei einer Trennseite automatisch eine neue Email schickt oder eine neue Datei anlegt. (Ich würde ungern wieder eine Scansoftware wie jetzt dazwischen schalten müssen.) Das würde zwar immer noch nicht die Probleme lösen die entstehen wenn trotzdem einmal Seiten zu trennen/zusamenführen sind (Trennblatt vergessen, eine Seite unlesbar etc), aber immerhin...


    Lieben Gruß

  • Hey,


    hier noch ein kleiner Nachtrag zum Verständnis. Wenn ein Element ein Briefdokument ist, erkennt man das am Briefsymbol in der Listenansicht. Ist hier nur der normale Briefumschlag plus Anhang zu sehen, ist das Dokument nicht über ein für Briefpost eingerichtetes POP3-Konto abgerufen worden.


    eMail mit Anhang:


    Briefdokument:


  • Hallo Ulrich,


    DAS war der notwendige Hinweis! Unser Mailserver war nicht korrekt konfiguriert und somit wurde die Mail des Druckers ins falsche Postfach einsortiert und somit nicht über den richtigen Connector abgeholt. Nun hats geklappt.


    Lieben Gruß

  • Guten Morgen ;)


    mal ne kurze andere Frage die sich mir am Wochenende gestellt hat... Im privaten Umfeld nutze ich eigentlich Brother MFCs die mit der Brother-Software auch funktionieren (zusammen mit dem GH Transporter). Brief druff, scannen, fertig.


    Bei meiner besseren Hälfte steht ein Canon MP540 - zum Scannen also (eigentlich) geeignet. Wenn man sich jedoch diese superschlechte, nicht durchdachte Software (wenn man überhaupt von Software reden kann) anschaut, dann fängt man schnell an zu weinen.


    Daher suche ich eine stand-alone-Software, die das Canon-Teil ansteuern kann und dann noch sowas wie ein Profil "Scan-2-File" könnte. Natürlich sollte das Endformat TIFF/MTIFF mit Schwarz/Weiss und Komprimierung unterstützt werden. Den Rest macht dann der GH Transporter. :)


    Wenn jemand einen Tipp hat, wäre ich echt dankbar.

  • Der Canon MP540 kann hardware- und softwareseitig irgendwie gar nichts. Ich brauche eine Software, damit ich wie bei den Brothern den Transporter andocken kann. Da diese Canon-Mofa aber nur TIFF in der Größe von 25-30 MB erzeugt (weil die Software halt nichts anderes kann) benötige ich hier eine andere Lösung.


    1. Dokument auflegen
    2. Scan2File via s/w TIFF und komprimiert
    3. GH Transporter holt das Zeug von der HDD und schiebt es in GH