Das ist wohl eher ein Fall für eine sehr intensive individuelle Schulung. 
Über Profile kann man eine so elementare Funktion nicht deaktivieren.
Es wäre aber eine denkbare Strategie, das nachträglich über eine Regel rückgängig zu machen:
WENN Status = "Erledigt" und Bearbeiter = "DerundDer," dann Status => "Offen"
Ich muss meine Behauptung, dass es seit dem letzten Update noch funktioniert, erst mal provisorisch wieder zurückziehen. Habe gerade erst gesehen, dass es gestern (?) ein Update gab und spiele das jetzt gerade erst ein. Also mal abwarten...
Also ich benutze diese Benachrichtigungen ständig und an sich funktionieren die ganz gut. GREYHOUND schafft es zwar nicht immer, den Hinweis-Ballon in der Vordergrund zu bringen, aber der Sound ertönt zuverlässig und das GREYHOUND Icon verrät die Anzahl ungelesener(!) Mails im vorgegebenen Filter.
Was man auf den Screenshots nicht erkennen kann ist, ob auch die Einstellungen bei Benutzer, Themen und Kennwörter so gewählt sind, dass die für die fraglichen Benutzer relevanten Mails erfasst werden? Eigentlich sollte das standardmäßig passen, aber wer weiß. Ich konnte jedenfalls seit dem letzten Update keine Verschlechterung dieser Funktionalität feststellen...
Szenario 1: ein Kunde ruft an, ich will das Gesprächsprotokoll gleich mit an die Bestellungsmail hängen (gleichen Vorgang)
Eine (halbwegs automatische) Möglichkeit dazu: Wenn man während des Gesprächs ohnehin die Bestellmail oder ein anderes Referenz-Element öffnet, kann man dort dessen Vorgangsnummer kopieren und einfach in den Text der Telefonnotiz einfügen.
Wenn man dann eine Regel hat, die beim Speichern von Telefonnotizen den Regelknoten "Vorgangsnummer extrahieren" aufruft, erkennt dieser die Vorgangsnummer im Text der Telefonnotiz und weist der Notiz diese Nummer zu.
hm, das steht jsa jetzt im gegensatz zu dg_og in [Build 958] Texterkennung bei PDFs aus Scan? ...
Habe wie gesagt auch eine Mail mit einem FaxG4 ntif Attachment mit 200 DPI bei dem aber nichts passiert, wenn ich die regel mit texterkennung laufen lasse ...
Ähm, die zitierte Nachricht ist 4 Jahre alt. GREYHOUND hat sich inzwischen ein bißchen weiterentwickelt:
http://greyhound-software.com/…4/GREYHOUND-4-3-13-ist-da
Die Texterkennung per Regel lässt sich wohl nicht so einsetzen wie gedacht. Alleine schon, weil GREYHOUND den Inhalt eingehender E-Mails nicht verändert. Das passiert nur für gescannte Briefe und Faxe, die über spezielle POP-Konten abgerufen werden. Zum Sinn des Regelknotens Texterkennung hier noch etwas:
[Build 985] kleine Seltsamkeiten im Regeleditor
GREYHOUND kann TIFF-, PDF- und JPEG-Anhänge als Text erkennen.
Es muss ein Fax- oder Briefkonto eingerichtet sein, über das die Mails empfangen werden.
Alternativ kann man die Texterkennung per Regel durchführen lassen, mit dem Regelknoten Erweitert/Texterkennung.
Ich verwende üblicherweise TIFFs b/w mit 200 dpi mit guten Ergebnissen.
Das Modul Texterkennung sollte im Vertrag aktiviert sein, aber ich denke, das ist Standard.
Als Ergänzung:
Eine Möglichkeit zum Ausschließen ist die Suchfunktion (man kann ja im Filter auch einen Suchbegriff eingeben). Man könnte also einen Filter erstellen, der alle Elemente ausschließt, die einen bestimmten Begriff beinhalten. Allerdings muss der dann eben in allen fraglichen Elementen drin sein und nur in denen, also hinreichend speziell.
Man kann aber den Ausschlussoperator nicht alleinstehend verwenden, sondern nur in Verbindung mit einem positiven Suchbegriff, also beispielsweise ID_Termin - ID_Urlaub, um alle Elemente zu finden, die den Begriff ID_Termin, nicht aber den Begriff ID_Urlaub enthalten.
Das ist sicherlich etwas umständlich, aber wenn einem diese Möglichkeit sehr wichtig ist, könnte man es sicher irgendwie hinbekommen, dass entsprechende spezielle Begriffe automatisch beispielsweise in benutzerdefinierte Felder geschrieben werden, die der Filter dann finden kann. Allerdings will ich auch gleich darauf hinweisen, dass bei einem Filter mit Suchbegriff das Berechnen und Anzeigen der Elemente sowie das Hervorheben ungelesener Elemente nicht möglich ist. Das würde den Praxisnutzen einer solchen Lösung dann auch schon wieder einschränken.
Generell gibt es bei den Filtern zwei verschiedene Herangehensweisen:
Vielleicht würde der zweite Ansatz ein paar der geschilderten Probleme lösen:
>Wir haben 8 Sprachfilter, welche bereits schon auf bestimmte Themen und Gruppen eingeschränkt sind.
>Nun würden wir unter jedem dieser 8 Sprachfilter gerne einen Unterfilter erstellen, welcher alle Elemente mit Prio > normal enthält.
Diese 8 Unterfilter könnt ihr euch im Grunde genommen sparen und statt dessen nur einen Filter für Prio > normal erstellen, der den vorher gewählten weiter einschränkt. Man müsste dann jeweils erst auf den Sprachfilter und anschließend, auf den Prio-Filter klicken, um die gewünschten Informationen zu sehen.
>Es wäre wirklich super, wenn es eine Option "Themen vom übergeordneten Filter laden" geben würde (das gleiche natürlich mit Gruppen, Benutzern,
Kennzeichnungen).
Das kann man implizit dadurch erreichen, dass man erst den Filter anklickt, der die Themen vorgibt und dann einen zweiten Filter, der weitere Kriterien anlegt, die Themenauswahl aber unverändert lässt.
>Mir ist schon klar, dass in GH jeder Filter erst mal für sich steht.
Jein. Erst mal ja, aber Filter können eben auch das Ergebnis eines zuvor gewählten Filters einfach nur modifizieren, also z. B. weiter einschränken. Das gibt einem sogar mehr Freiheit als hierarchische Filter. Beispiel Prio>normal: Wenn man einmal einen solchen Filter definiert, der einfach nur aus den bisher gefilterten Elementen die mit Prio>normal heraussucht, kann man den in JEDER Situation anwenden, d.h. ich kann jeden beliebigen Filter mit einem Mausklick auf die Elemente beschränken, die Prio>Normal haben.
Ich muss mir dabei aber im Klaren sein, dass ich eben nur die Elemente mit Prio>normal sehe, die zum zuvor gewählten Filter gehören und eben nicht alle Elemente mit Prio>normal. Um letzteres zu erreichen müsste ich statt dessen einmal ganz oben auf Alle und dann auf den Prio>normal-Filter klicken.
Insgesamt ist das Thema "Filter" recht komplex, bietet aber auch enorm viele Möglichkeiten. Je nach Domäne kann man mit vergleichsweise wenigen, sehr logisch strukturierten Filtern auskommen, die sich jederzeit beliebig kombinieren lassen, um immer die Informationen zu liefern, die man gerade benötigt. Voraussetzung ist ein sinvolles Konzept, das von allen Anwendern verstanden und befolgt werden kann, auch wenn es mehr als einen Mausklick erfordert. Im Handbuch werden die -> vordefinierten Filter vorgestellt, die mit einer neuen GREYHOUND-Installation ausgeliefert werden. Die setzen auf eben ein solches Zusammenspiel. Vielleicht macht das die Idee noch ein wenig deutlicher.
Dazu mal zwei Fragen/Anmerkungen:
Wie gesagt, das sind wirklich Fragen. Ich habe es selbst nicht so mit HTML-Mails...
Die Quote von falsch bewerteten Mails zu senken, ist Aufgabe des Programms, das solche Falschbewertungen vornimmt. Wo kämen wir denn da hin, wenn man seine Mails so optimieren müsste, dass sie von Antispam-Programm X, aber auch Antispam-Programm Y und Antispam-Dienstleister Z keinesfalls als Spam bewertet werden?
Außerdem sollte es reichen, wenn die Empfänger falsche Spam-Klassifizierungen einmal korrigieren. Dann sollte der Absender auf die Whitelist kommen und das Thema ist durch.
Falls es wirklich mit den Vorgangsnummern im Betreff zu tun hat, lässt sich das aber vermeiden. Notfalls einfach mal ausprobieren, ob das etwas an der Quote ändert (und gerne hier berichten): http://greyhound-software.com/…chten_ohne_Vorgangsnummer
Per Regel kann man die Größe der Original-EML-Datei auswerten, die sollte dann ja entsprechend groß sein. So könnte man beispielsweise direkt beim Nachrichteneingang eine Kennzeichnung o. ä. für solche Nachrichten setzen, mit denen man sie dann schnell wieder findet.
Vielleicht kannst Du die Regeln mal hier posten, die Du jetzt verwendest.
Zum grundsätzlichen (wenn ich die Frage richtig verstehe):
Jeder Anwender kann in GREYHOUND problemlos "papierlos" faxen, in dem er den Fax-Druckertreiber verwendet. Dann geht das gedruckte Dokument direkt in GREYHOUND als neues Fax auf, Empfänger angeben und abschicken.
Das Problem bei euch scheint mir ja zu sein, dass die zu faxenden Dokumente schon in Papierform vorliegen.
Allerdings lässt sich die Datei ( Vereinfachte_Weiterleitung.ghRule ) nicht runterladen!
Je nach Webbrowser mit der rechten Maustaste anklicken und dann beispielsweise bei Firefox Ziel speichern unter... wählen.
Dann einen Dateinamen mit der Endung .ghRule angeben, um die Datei anschließend einfach in GREYHOUND importieren zu können.
Im Handbuch ist außerdem eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man nach Textbausteinen suchen kann:
http://greyhound-software.com/…xtbaustein_schnell_finden
Für Historie ist nichts vordefiniert, also wird die Standard-Listenansicht verwendet. Die sollte man vielleicht nicht unbedingt ändern, da sie überall verwendet wird, wo keine andere Ansicht definiert ist. Ich würde das als neue Ansicht speichern, beispielsweise mit dem Namen "Historie". Die wird dann als Standardansicht für Historie vermerkt (hat aber nichts mit dem gewählten Namen zu tun, der kann auch anders lauten). Diese Ansicht wird dann automatisch immer verwendet, wenn man eine Historie abruft.
Könnte man nicht das Faxmodul (oder was immer die Absendernummer in die Kopfzeile druckt) so konfigurieren, dass es die Nummer in einem Format druckt, in dem GREYHOUND es erkennt? Das wäre der einfachste Weg.
Ansonsten: Was spricht gegen ein benutzerdefiniertes Feld? Klar müsste man diese Information erstmal hinterlegen, aber das lässt sich per Regel automatisieren. Dafür kann man dann einfach das Klassifzierungsverfahren von GREYHOUND für sich arbeiten lassen.
Andernfalls müsste man das zumindest teilweise mit Regeln selbst abbilden, was mehr Arbeit macht und vermutlich spürbar ineffizienter ist.
Also die Anwendungen sollen greyhound:xxxxxx im Fließtext automatisch erkennen und in einen anklickbaren Link umwandeln? Das muss man dann aber jeder Anwendung erstmal beibringen.
Wenn sich das im Microsoft Office-Bereich bewegt, würde ich mir mal SmartTags anschauen. Damit müsste das machbar sein. Und der SmartTag-Code könnte dann direkt mit dem GREYHOUND Client kommunizieren:
http://greyhound-software.com/…OUND_Client_ferngesteuert
Ich habe unser Vorgehen nicht korrekt beschrieben: Wir scannen die Dokument lt. der verlinkten Anleitung ein. Die gescannten Dokument gehen über ein POP3 Konto mit dem Typ "Fax" (nicht Brief) in Greyhound. Bei diesen Faxdokumenten ändert eine Regel den Status auf "Entwurf".
Hier sehe ich das Problem, dass das so in GREYHOUND gelangte Fax ein eingehendes Fax ist. Zum Versenden braucht man aber ein ausgehendes Fax. Ein eingehendes Fax kann man zumindest per GUI gar auf den Status Entwurf setzen, weil das ja eigentlich auch unlogisch ist. Logisch wäre es, ein eingehendes Fax weiterzuleiten und so ein ausgehendes Fax daraus zu erstellen.
Per Regel mag das trotzdem gehen, aber vielleicht liegt hierin genau der Grund für das unerwünschte Verhalten. Das "Weiterleiten" wird nicht explizit, sondern quasi implizit vorgenommen. Ich weiß nicht, ob dass dann noch "in der Spezifikation" liegt...
Mit einem Netzwerkscanner ist es für die User am einfachsten, den Knopf "Fax" zu drücken. Der Knopf bewirkt, dass ein beliebiges Dokument eingscannt wird. Dieses Dokument geht in einen Ordner, der Ordner wird vom Transporter überwacht. Der Transporter versendet und nach wenigen Minuten sieht der Benutzer das im Filter "Faxausgang" in Greyhound.
Hierzu ist mir nur eingefallen: Wenn es ein echter Netzwerkscanner ist, der Scans per E-Mail versenden kann, dann könnte man sich den Zwischenschritt mit dem GREYHOUND Transporter sparen und die Scans statt dessen direkt an die im Transporter konfigurierte E-Mail-Adresse senden. Dadurch ändert sich nichts, man kann nur auf den Transporter verzichten und der Ablauf ist schneller und weniger störungsanfällig.
Sascha hat ja schon einen Lösungsweg für das Problem angedeutet. Ich würde es mit zwei einfachen Regeln versuchen:
Das sollte die gewünschte Wirkung haben, nur dass so ausgehende Faxe erzeugt werden, was dann problemlos funktionieren sollte. Wenn es klappt, sollte man in der 1. Regel vielleicht noch ergänzend die ursprünglichen eingehenden Elemente löschen, denn die sind ja redundant.
Wenn das Element in der Vorschau korrekt ist, aber dann mit doppeltem Inhalt verschickt wird, könnte daran eine Regel Schuld sein, die nach dem Erstellen des Elements (also nach dem Klick auf Senden) noch etwas verändert.
Ich würde mal in die Regelliste schauen und dort nach Regeln mit dem Trigger Neu erstellen suchen. Vielleicht ist eine dabei, die entweder die Vorlage ändert oder die Gruppe (und damit vielleicht auch die Vorlage) ändert. Eventuell hilft auch ein Blick in das Systemprotokoll eines solchen Elements nach dem Versenden. Da sollte man erkennen, ob noch irgendeine Regel aktiv geworden ist.
Die Frage wäre auch, ob das bei allen Faxen so passiert oder nur bei bestimmten.
Wurde der Client nach dem Update bereits einmal neu gestartet? Wenn nicht, dann einmal beenden und neu starten.
Ansonsten muss man beim Drag&Drop darauf achten, dass man beim Ziehen der Datei nicht an den Editor-Bereich kommt, weil sich der IE, der für die Editor-Komponente genutzt wird, sonst das Event "klaut". Also am besten einen großen Bogen um den Editor-Bereich machen.
Am zuverlässigsten klappt es, wenn man erst in die Kategorie Anhänge wechselt und dann das Drag&Drop macht.
