Hallo Moritz,
ich versuche dir mal zu helfen. Ich lasse die E-Mail immer durch eine Regel laufen, welche den Regelknoten Automatischer Wert, Benutzerdefiniertes Feld durchläuft.
Hier in meinem Beispiel lasse ich in einer Status E-Mail die Artikelnummer aus dem Shop auslesen. So speichere ich den Wert in die Benutzerdefinierten Felder.
Vorher prüfe ich aber ganz genau, ob dieser Regel auch überhaupt ausgeführt werden muss. Ich denke mal alle E-Mails da durch laufen zu lassen wäre nicht so performant.