E‑Rechnungspflicht
2025:

Ab 2025 sind B2B-Unternehmen in der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen (sogenannte E-Rechnungen) für Beträge über 250 Euro empfangen und verarbeiten zu können. Diese Vorgabe dient als Schritt hin zur vollständigen Einführung der E-Rechnungsrichtlinien, die bis 2028 umgesetzt werden sollen.

Ab 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür wird eine geeignete Software benötigt, wie z. B. GREYHOUND, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und Funktionen wie den Empfang, die Verarbeitung, die Weitergabe an DATEV und eine GoBD-konforme Archivierung bietet.

Ja, bis Ende 2026 können Unternehmen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papierrechnungen und PDF-Formate verwenden. Diese Übergangsregelung soll den Übergang zu den neuen Anforderungen erleichtern.

In Deutschland gilt gemäß des Wachstumschancengesetzes die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. In der EU regelt die Initiative „ViDA“, was für innereuropäische Rechnungen gilt. Der Rechnungsaustausch mit Nicht-EU-Ländern ist von der E-Rechnungspflicht in Deutschland nicht betroffen - dort gelten landesspezifische Anforderungen.

Ja, Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro sind bis Ende 2027 von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen befreit – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt zu. Für steuerfreie Lieferungen und Leistungen gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG müssen ebenfalls keine elektronischen Rechnungen erstellt werden (§ 14 Abs. 2 S. 1 UStG). Im Zweifelsfalls ist der Steuerberater hier die richtige Ansprechperson.

Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen, sind grundsätzlich zulässig und müssen von den Unternehmen verarbeitet werden können. In Deutschland werden vor allem die Formate ZUGFeRD ab Version 2.2 und X-Rechnung genutzt.

ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einem PDF-Dokument, das zusätzlich eine XML-Datei enthält. Im Gegensatz dazu ist die X-Rechnung ein rein XML-basiertes Format, das ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde und nicht direkt visuell lesbar ist.

Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Adressierung des Rechnungsempfängers in der öffentlichen Verwaltung und ist bei X-Rechnungen zwingend erforderlich. Sie ermöglicht die korrekte Übermittlung der Rechnung an den richtigen Empfänger.

Die EN 16931 ist die europäische Norm, die als Grundlage für nationale E-Rechnungsformate wie X-Rechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x dient. Die Norm wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den Anforderungen der Wirtschaft gerecht zu werden. Ein BMF-Schreiben mit weiteren Details zur Umsetzung in Deutschland wird noch erwartet.

Der Einsatz von Sammelrechnungen wird auf europäischer Ebene derzeit diskutiert. Eine endgültige Entscheidung hierzu liegt noch nicht vor.

Es ist immer die Originalrechnung zu archivieren – also die Datei, die tatsächlich versendet oder empfangen wurde, z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD.

Wenn der elektronische Rechnungsversand zwischen den Geschäftspartnern vereinbart wurde, gilt die Rechnung als empfangen, sobald sie in der Mailbox des Empfängers oder seines Providers abrufbar gespeichert ist.

Ab 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Vorgaben zur E-Rechnung einhalten. Das umfasst die standardkonforme Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen – unabhängig von der Größe des Unternehmens oder dessen Jahresumsatz.

Nein, denn GREYHOUND ist kein Tool, mit dem du ausgehende E-Rechnungen erzeugst - diese Aufgabe übernimmt weiterhin deine Warenwirtschaft, dein ERP oder deine Rechnungserstellungssoftware, die nun auch Rechnungen im E-Format erzeugen können müssen. In GREYHOUND verarbeitest du alle deine eingehende E-Rechnungen - also Rechnungen, die Lieferanten etc. an dich stellen.