Papierchaos ade: GREYHOUND digitalisiert das Dokumentenmanagement im Forschungsinstitut

Eine Fallstudie: Wie GREYHOUND DMS im Zusammenspiel mit DATEV den Rechnungsfreigabeprozess bei adelphi, einem Forschungs- und Beratungsinstitut, optimiert.

adelphi ist ein führendes Institut für Forschung und Beratung in den Bereichen Klima, Umwelt und Entwicklung. Der Auftrag: Globale Probleme bewältigen. Durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems GREYHOUND konnte das in Berlin ansässige Unternehmen seine Prozesse zur Freigabe von Rechnungen deutlich verschlanken und zugleich beschleunigen.

Jeder Unternehmer kennt das Prozedere: Eingangsrechnungen, Quittungen, Reisekostenabrechnungen, Verträge etc. müssen verarbeitet, freigegeben und verbucht werden. Wenn es an einer Instanz hakt, können Zahlungsziele oder Skontovereinbarungen oftmals nicht eingehalten werden – insbesondere bei großen Unternehmen mit komplexen Freigabe-Hierarchien und Zeichnungsbefugnissen. Deshalb wollte das Berliner Unternehmen adelphi, das diese Probleme ebenfalls kannte, den bis dato manuellen Papier-Rechnungsumlauf durch eine digitale Verarbeitung der  Eingangsrechnungen ablösen. Aufgrund der vorhandenen Anbindung an DATEV, der Flexibilität des Systems und der Möglichkeit, Rechnungen auch über den Webbrowser freigeben zu können, fiel die Wahl dabei auf die DMS-Lösung GREYHOUND.

Schluss mit Zettelwirtschaft: Digitales Dokumentenmanagement mit DATEV-Anbindung

Seit 2013 setzt adelphi GREYHOUND DMS ein. Seitdem hat sich der Rechnungsfreigabeprozess bei adelphi stark verändert: Alle Rechnungen liegen nun digital vor und werden, sobald sie freigegeben sind, an das DATEV-Rechenzentrum übergeben. In der Buchhaltungssoftware stehen die Rechnungen dann zur weiteren Verbuchung bereit. Dadurch ist ein durchgängiger Prozess vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Verbuchung geschaffen worden – wodurch die Fehlerquote gesenkt, der "Verlust" von Belegen auf ein absolutes Minimum reduziert und die Effizienz deutlich erhöht wurde, da sich die Umlaufzeiten verkürzt haben. Dank der OCR-Funktion, der automatischen Texterkennung, die GREYHOUND DMS bietet, lassen sich Rechnungen zudem jederzeit in Sekundenschnelle wiederfinden.

„GREYHOUND hat in unserem Unternehmen, in dem die Budgetverantwortlichen häufig mehrere Wochen auf Reisen sind, die Freigabe von Eingangsrechnungen stark vereinfacht. Lagen früher Papierbelege tage- oder wochenlang unbearbeitet in den Ablagen, werden die Mitarbeiter nun dank GREYHOUND per E-Mail informiert und können Rechnungen von unterwegs im Webbrowser freigegeben“, fasst Daniel Högele, Senior IT-Systemadministrator der IT-Abteilung bei adelphi, zusammen.

Schnellere Freigaben: Rechnungen auch unterwegs freigeben

Mit GREYHOUND DMS können verantwortliche Mitarbeiter von adelphi Rechnungen und beliebige andere Dokumente ganz einfach, schnell und sicher von unterwegs per Browser freigeben. Sie werden dann automatisch dem nächsten verantwortlichen Bearbeiter vorgelegt.

Für die Freigabe von Dokumenten über den Webbrowser ist kein Einloggen in den GREYHOUND Client notwendig. Über eine unternehmenseigene URL können Nutzer sich mit ihren Zugangsdaten anmelden und über einen Browser ihrer Wahl Freigaben für Rechnungen, Belege und sonstige Dokumente erteilen, die zuvor in der Zentrale gescannt wurden.

Immer alles im Blick: Das Archiv

Eine Hauptanforderung von adelphi vor Einführung einer DMS-Software lautete: „Zeichner sollen die von ihnen freigegebenen Belege in einem Archiv einsehen und durchsuchen können.“ Mit GREYHOUND DMS konnte diese Anforderung Högele zufolge vollständig erfüllt werden: „Die Buchhaltung muss die Originalbelege nicht mehr aus der Hand geben, hat jederzeit einen Überblick, wie viele Belege im Umlauf sind und dank eines Archivs mit Volltextsuche haben die Mitarbeiter überall Zugriff auf ihre digitalen Belege.“

adelphi hat GREYHOUND im Laufe der Jahre erfolgreich an ihre individuellen Bedürfnisse angepasst – für Högele ist diese Flexibilität ein klarer Vorteil: „Das System kümmert sich ganz nebenbei um die Einhaltung unserer Zeichnungsregelungen. Auch vor Spezialanforderungen schreckt das System dank seines flexiblen Workflowsystems nicht zurück. So konnten wir z. B. eine Dubletten-Erkennung oder einen „Schnelldurchlauf“ für eilige Zahlungen implementieren. Weitere Vereinfachungen wie z. B. eine Einbindung des Bestellwesens werden die Prozesse in Zukunft noch einfacher gestalten. Die Ideen gehen einem bei GREYHOUND nie aus…“, so Högele.