Effizient wie auf der Straße: Wie eine Spedition mit GREYHOUND DMS die Zettelwirtschaft beseitigt

Je mehr Papier in einem Unternehmen im Umlauf ist, desto größer ist die Herausforderung, Dokumente sinnvoll und nachvollziehbar zu verarbeiten, abzulegen und vor allem wiederzufinden. Liefer- und Einlagerungsscheine, Rechnungen, Stücklisten, usw. – schnell häufen sich Akten, Ordner und Papierstapel auf den Schreibtischen und es wird nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten.

Trotz modernster IT, elektronischer Kommunikation und vielen weiteren Hilfsmitteln kann die Papierflut gerade bei zunehmender Unternehmensgröße schnell zum ernstzunehmenden Problem werden. Zu groß ist die Notwendigkeit, Dokumente in ausgedruckter Form stets griffbereit zu haben. Abhilfe schafft hier eine flexible Dokumentenmanagementsoftware, die papiergebundene Abläufe digitalisiert, Prozesse automatisiert und sämtliche Dokumente nachvollziehbar darstellt, ablegt und durchsuchbar macht. Eine Fallstudie über den Einsatz von GREYHOUND DMS im Speditionsunternehmen Frye Logistik.

Der Anwender: Frye Logistik – Speditionsunternehmen mit Tradition

Das junge Speditionsunternehmen wurde 2007 unter dem Namen Frye Transport Logistik GmbH gegründet. Trotzdem kann die Familie Frye aber auf eine lange Tradition im Transportgewerbe zurückblicken. Vom Pferdefuhrwerk zum 40-Tonner, vom Fernschreiber zur elektronischen Kommunikation – über 80 Jahren Erfahrung stecken in dem modernen Speditionsunternehmen. Heute bietet das Unternehmen eine breite Angebotspalette: Neben den klassischen Logistik-, Lager- und Transportdienstleistungen werden unter anderem auch Montagetätigkeiten, Leergutverwaltung und Zollabwicklung übernommen.

Die sinnvolle und nachvollziehbare Ablage und Archivierung ist eine der größten Herausforderungen

Entsprechend groß ist auch der Aufwand hinter den Kulissen für die über 80 Mitarbeiter. Ob Lieferscheine, Stücklisten, Einlagerungsscheine oder Packlisten – das Papieraufkommen in der Speditionsbranche ist immens. „Wir bekommen jeden Tag zahlreiche Lagerungsscheine ins Haus, teilweise bis zu zehn Seiten dicke Dokumente. Da kommt ein ansehnlicher Stapel an Papier zusammen.", so Christoph Kunde, Kundenbetreuer der Spedition Frye. „Früher hat mir dieser Stapel Papier regelmäßig Kopfschmerzen bereitet. Gerade dann, wenn ich auf der Suche nach einem bestimmten Dokument war." Die sinnvolle und nachvollziehbare Ablage und Archivierung von Dokumenten ist eine der größten Herausforderungen in der Speditionsbranche. 

Doch diese Probleme und Herausforderungen gehören bei Frye Logistik seit 2013 der Vergangenheit an. Mit der Einführung der Dokumentenmanagementsoftware GREYHOUND der Osnabrücker Softwarefirma digital guru werden sämtliche Dokumente gescannt, volltexterkannt und digital archiviert. Dabei erkennt die Software wichtige Informationen wie Dokumenten- und Sendungsnummern, Adressen, Rechnungs- und Zahlungsinformationen und reichert die Belege mit ihnen an. Um die Software noch effizienter nutzen zu können, wurde vom Softwarehersteller zusätzlich eine speziell auf die Bedürfnisse der Logistikbranche zugeschnittene verbesserte Erkennung und Darstellung der Dokumente entwickelt.

„Ein Arbeiten ohne GREYHOUND DMS können wir uns heute nicht mehr vorstellen.“

Von der Einrichtung des Systems bis hin zur ersten effizienten Nutzung sind bei Frye gerade mal zwei Tage vergangen. „Wir konnten problemlos durchstarten, die ersten Unsicherheiten mit der neuen Software waren dank des enormen Nutzens und Zeitersparnis sowie einer guten Betreuung in der Einarbeitungsphase schnell beseitigt. Heute können wir uns ein Arbeiten ohne GREYHOUND DMS nicht mehr vorstellen, das käme einem Rückschritt in die Steinzeit gleich.", soa Christoph Kunde.

Bei Frye Logistik wird die Softwarelösung an zwei Standorten eingesetzt. Dokumente können standortunabhängig gescannt, gesucht, eingesehen oder bearbeitet werden. Und über die Freigabefunktion von GREYHOUND DMS können alle im System archivierten Dokumente an externe Dienstleister, Kunden, Fahrer und Dritte einfach über einen Freigabelink weitergegeben und im Webbrowser angezeigt werden. „Sollten Nachfragen von Kunden aufkommen, müssen wir nicht extra ins Archiv, sondern geben einfach das entsprechende Dokument per Link frei. Das Papier halten wir nur einmal in der Hand, und zwar beim Einscannen. Danach funktioniert alles elektronisch.", erklärt Christoph Kunde.

Auch die Suche nach bestimmten Dokumenten funktioniert mit GREYHOUND DMS in Sekundenschnelle. Da sämtliche Scans volltexterkannt werden, ist es kein Problem, benötigte Informationen schnell und einfach wiederzufinden. Dazu genügt die Eingabe von Namen, Dokumentennummern oder auch nur einzelner Schlagworte, um das gesuchte Dokument auf den Bildschirm zu bekommen.

„Unsere Branche ist sehr papierlastig. Eine sinnvolle Ablage und Organisation der Papierberge ist die große Herausforderung für die Speditionsbranche.", so Michael Girotto, IT-Leiter bei Frye. „Für uns sind diese Zeiten glücklicherweise vorbei, hier funktioniert Dokumentenmanagement zeitgemäß auf Mausklick. Das Wälzen dicker Ordner gehört endgültig der Vergangenheit an."

Auch zum Thema Hosting und Datensicherheit kann Michael Girotto nicht klagen: „Ich kann mich nur an einen Tag erinnern, an dem die Daten nicht verfügbar waren. Das war der Umzug des Rechenzentrums, lange zuvor angekündigt und an einem Sonntag durchgeführt. Ansonsten gab es nie Probleme und Ausfälle. Das Hosting läuft stabil und performant."

GREYHOUND DMS ist eine Mietlösung und dadurch sehr flexibel und skalierbar. „Die monatlich anfallenden Kosten sind die Zeit- und Arbeitsersparnis mehr als wert. Am Ende des Tages sparen wir durch den Einsatz von GREYHOUND DMS eine Menge Geld."

Die nächsten Schritte sind bereits geplant

Auch die nächsten Schritte sind schon geplant. „Wir werden demnächst den Test für ein optimiertes Scannen aller Belege direkt vor Ort starten. Dann können unsere Fahrer mit mobile Geräten aus dem LKW Lieferscheine und alles was für eine effizientere Fakturierung unserer Aufträge benötigt wird, direkt aus dem Fahrzeug in die Zentrale schicken." Auch wenn IT-Leiter Michael Girotto die Vision vom komplett papierlosen Büro zumindest für die Logistikbranche noch in der Zukunft sieht, freut er sich bereits auf den nächsten Schritt in Richtung dieser Vision.