GREYHOUND im Einsatz im Architekturbüro
Je höher das Kommunikationsaufkommen in einem Unternehmen ist, desto schwieriger wird es, sämtliche Aufgaben für alle Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar darzustellen. Wie das Planungsbüro Göttker & Schöfbeck seine Kommunikation und Organisation mit Hilfe von GREYHOUND optimiert – eine Fallstudie.
Das Planungsbüro Göttker & Schöfbeck zählt mit 10 Mitarbeitern und über 400 Kunden bereits zu den Architekturbüros mittlerer Größe. Bauherren werden sämtliche Dienstleistungen von der Konzeption über die Antragstellung bis hin zur Umsetzung des gesamten Bauvorhabens angeboten. Dementsprechend viel Arbeit und Kommunikation fällt hinter den Kulissen an. Ob Briefe und Faxe mit Bauämtern, Telefonate mit den Bauherren oder E-Mails mit Fachingenieuren – sämtliche klassische wie auch moderne Kommunikationsmedien werden eingesetzt. „In unserer Branche geht es darum, Informationen zu bündeln, zu filtern und jederzeit den Überblick über noch ausstehende Arbeiten zu behalten.", so Geschäftsführer Markus Schöfbeck. „Outlook als klassische, arbeitsplatzorientierte Softwarelösung ist in unserem Büro an seine Grenzen gestoßen. Es wurde immer schwieriger, über sämtliche zu einem Bauvorhaben gehörende Informationen den Überblick zu behalten." Um diesen Zustand zu ändern, wurde GREYHOUND als neue Informationsplattform eingeführt.
Der technische Umzug lief schnell und problemlos. Nach einer Mitarbeiterschulung und kurzen Einarbeitungszeit konnte jeder im Unternehmen die neue Software und relevante Funktionen bedienen. Heute, mehr als zwei Jahre nach der Einführung von GREYHOUND, ist die Software tief im Unternehmen verwurzelt und nicht mehr wegzudenken. Nicht nur die komplette ein- und ausgehende Kommunikation wird in GREYHOUND verarbeitet, auch großformatige Pläne und Zeichnungen werden gescannt und über im Hintergrund laufende Workflows automatisch dem richtigen Projekt und Bearbeiter zugeordnet. Ebenso werden interne Rechnungsfreigabeprozesse und die Übergabe an die Buchhaltung über das in GREYHOUND integrierte Dokumentenmanagementsystem realisiert. Somit sind sämtliche Informationen in einer Software gebündelt und jederzeit abrufbar.
„Seit wir GREYHOUND bei uns im Einsatz haben, brauchen wir kaum mehr Akten aus dem Regal zu ziehen. Sämtliche Kommunikation zu einem Projekt ist digital verfügbar, Dokumente sind archiviert und dank der integrierten Texterkennung und Volltextsuche jederzeit einfach auffindbar.", meint Markus Schöfbeck. Auch die Mitarbeiter sind sich einig: Die Kommunikation ist transparenter und das Suchen und Finden von Informationen deutlich einfacher geworden.
Das Planungsbüro Göttker & Schöfbeck arbeitet zentral von einem Standort in Ostbevern bei Münster. Trotzdem kommt es immer wieder vor, dass Informationen von außerhalb abgerufen oder eingesehen werden müssen. Seit der Einführung von GREYHOUND ist es möglich, Informationen aus der Firma standortunabhängig abzurufen, Projekte von zu Hause aus vorzubereiten und dabei nie den Gesamtüberblick über bereits erledigte und noch ausstehende Aufgaben zu verlieren. Die Zeit schwerer Wäschekörbe voller Ordner und Akten gehört im Planungsbüro Göttker & Schöfbeck endgültig der Vergangenheit an. Dank GREYHOUND reicht es heute, Laptop oder Tablet mit auf die Baustelle zu nehmen und trotzdem sämtliche Daten, Dokumente, Kommunikation und Pläne zur Hand zu haben. „Wir können auf der Baustelle dieselben Daten einsehen und bearbeiten wie die Kollegen im Büro. Dabei werden keine Daten dupliziert wie bei anderen Systemen, sämtliche Mitarbeiter greifen in Echtzeit auf denselben Datenbestand zu, das ist ein klarer Pluspunkt für GREYHOUND." meint Geschäftsführer Daniel Göttker.
Auch beim Thema Datensicherheit setzen Göttker und Schöfbeck auf GREYHOUND: „Bei uns liegen die Daten auf eigenen Servern im Keller und nicht irgendwo in der Cloud." Neben der Sicherheit, sämtliche Daten im eigenen Haus zu haben, bietet diese Lösung den weiteren Vorteil einer schnellen und effizienten Arbeit. „Große Datenmengen, wie z. B. eingescannte Baupläne haben wir auf Mausklick verfügbar und müssen diese nicht erst noch zeitintensiv über die Internetleitung laden."
Das Fazit von Daniel Göttker und Markus Schöfbeck: „Wir sehen GREYHOUND als fortzuführenden Prozess, um die Software auch noch in weiteren Bereichen einsetzen zu können. Dank GREYHOUND sind wir heute in der Lage, mit jedem Mitarbeiter auf Informationen zu einem Projekt zuzugreifen, alle Informationen bündeln zu können, und nebenbei Korrespondenz und Dokumente jederzeit online zur Verfügung zu haben – tipptopp!"