Sechs Monate E-Rechnungspflicht: Unsere Einblicke aus der Praxis

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Sechs Monate später zeigt sich: Die Umstellung läuft langsam an – und ist nicht ohne Hürden.

In vielen Gesprächen mit GREYHOUND-Anwendern und Interessenten aus Handel, Dienstleistung und Produktion begegnen uns in den letzten Monaten immer wieder ähnliche Erfahrungen. Das nehmen wir zum Anlasse, um die wichtigsten Erkenntnisse aus der Praxis mit euch zu teilen nach sechs Monaten E-Rechnungspflicht.

1. Die größte „Überraschung“: Wer PDFs bekommt, ist trotzdem betroffen

Viele Unternehmen gingen zu Jahresbeginn davon aus, dass sie sich noch nicht aktiv um das Thema kümmern müssen – schließlich kämen die Rechnungen ja weiterhin als PDF.

Ein Trugschluss. Denn die gesetzliche Pflicht betrifft nicht den Rechnungsfluss, sondern die Empfangsbereitschaft. Heißt: Auch wenn heute noch keine strukturierte E-Rechnung eingeht, musst das Unternehmen technisch in der Lage sein, sie korrekt zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.

2. ZUGFeRD? Sieht aus wie ein PDF – ist aber viel mehr

Was viele übersehen: ZUGFeRD-Rechnungen sehen auf den ersten Blick aus wie ganz normale PDFs – enthalten aber im Hintergrund strukturierte Daten. Wer diese Rechnungen nur wie ein normales PDF behandelt und manuell ablegt, verpasst das eigentliche E-Rechnungsformat.

Und genau das kann später zum Problem werden – zum Beispiel bei der Prüfung durch das Finanzamt. Hinzu kommt: Viele eingesetzte Systeme können das Format zwar darstellen, aber nicht GoBD-konform weiterverarbeiten. Das verursacht Mehraufwand – und im schlimmsten Fall die Gefahr, den Vorsteuerabzug zu verlieren.

3. Die häufigste Herausforderung: Integration in bestehende Prozesse

Rechnungen kommen oft nicht dort an, wo sie weiterbearbeitet werden sollen. Statt automatischer Zuordnung landen sie im allgemeinen Posteingang oder irgendwo im Filesystem. Der klassische Ablauf:

   Rechnung speichern,
   manuell ins System hochladen,
   per E-Mail an die zuständige Person weiterleiten.

Das kostet Zeit – und ist anfällig für Fehler, wie uns viele (potentielle) Kunden berichten.

4. Was hilft: Ein zentrales System mit klaren Prozessen

Wer E-Rechnungen direkt dort verarbeitet, wo sie auch archiviert und zugeordnet werden, spart sich doppelte Arbeitsschritte und minimiert rechtliche Risiken. Genau das bietet das E-Rechnungsmodul für GREYHOUND:

• Strukturierte Rechnungen werden automatisch erkannt
• Inhalte werden direkt dem richtigen Vorgang, Projekt oder Kunden zugewiesen
• Alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert
• Das DMS sorgt für eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation

5. Ein Tipp für alle, die noch nicht umgestellt haben

Die gesetzliche Pflicht ist bereits in Kraft – aber viele Unternehmen setzen weiterhin auf Übergangslösungen. Wer nur mit den CRM-Funktionen in GREYHOUND arbeitet, verpasst die Chance auf eine zentrale, sichere Dokumentenstruktur.

Unser Rat: Kombiniere CRM und DMS – und ergänze das E-Rechnungsmodul direkt mit. So deckst du die komplette Kommunikation, Ablage und Rechnungseingang an einem Ort ab.

Fazit:

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Alltag. Und wie so oft gilt: Wer früh strukturiert, spart später viel Zeit. Wer schon GREYHOUND einsetzt, hat die besten Voraussetzungen – man muss sie nur nutzen.