GREYHOUND Connect für DATEV

Raketenstart in der Rechnungs-Verarbeitung

Buchhaltung ohne Zettelwirtschaft? Ein Traum! Endlich richtig Platz auf dem Schreibtisch, kein Beleg geht verloren und Schluss mit der Flut an Rechnungen, Lieferscheinen oder Gutschriften, die kubikmeterweise Ordner, Regale und Archivfläche füllen. Jetzt heißt es digitalisieren – und dann entspannt durchatmen. Mit GREYHOUND DMS und der optionalen Anbindung an die Buchhaltungssoftware DATEV steht Unternehmen ein hochfunktionales DMS zur Verfügung, das nicht nur die papiergebundenen Prozesse unter einer teamfähigen Oberfläche abbildet, sondern diese auch anhand definierter Workflows optimiert. GREYHOUND DMS tut dabei genau das, was es soll: Es entlastet die Buchhaltung dort, wo viel „Handarbeit“ anfällt – ganz gleich, ob das Unternehmen selbst bucht oder der Steuerberater.

Angetrieben von einer Vielzahl bekannter Probleme im Umgang mit Papier und Rechnungsdokumenten wurde GREYHOUND DMS direkt an DATEV angebunden. So lassen sich die Belege nach ihrer abteilungs- oder personenbezogenen Freigabe direkt an das Rechenzentrum von DATEV übergeben, wo sie im letzten Schritt in der Buchhaltungssoftware verbucht werden.

Aufgrund des enorm hohen Optimierungspotentials setzen jeden Monat weitere Kunden auf diese Lösung. Denn sie spart, neben dem Platz für die Archivierung, auch Zeit, Geld und Nerven und verschafft allen Beteiligten im Unternehmen eine lückenlose Transparenz. So wird die Buchhaltung zum Lieblings- statt zum Frustthema. Und das hat sie verdient. Immerhin ist sie die wichtigste Informationsquelle und Grundlage für viele wichtige Entscheidungen und den Erfolg des Unternehmens.

Briefeingang

Papiergebundene Prozesse beginnen häufig da, wo die Post aufläuft. Genau an diesen Stellen im Unternehmen werden eingehende Dokumente auf Wunsch mit individuellen Eingangskontroll-Etiketten versehen, dann digitalisiert und zentral gespeichert. Originalbelege können in unsortierten Ablageboxen bei Seite gestellt werden.

Einfache Digitalisierung

Egal, welche Hardware bereits vorhanden ist, GREYHOUND DMS liefert alle notwendigen Werkzeuge und Tools mit, damit Unternehmen schnell und stressfrei in die papierlose Arbeitswelt einsteigen können. Selbst mobile Geräte, wie Smartphones, Tablets oder dezentrale Scaneinheiten können ohne großen Aufwand eingebunden werden.

Unternehmensweite Freigaben

Sobald gescannte Dokumente in GREYHOUND DMS eingegangen sind und mit Hilfe individueller Erkennungsmethoden mit Daten angereichert und kontaktklassifiziert wurden, können sie in die definierten (Freigabe-) Prozesse einfließen. Dabei können alle erkannten Daten und Inhalte zum Routing und zur Belegsteuerung herangezogen werden.

Automatische Übergabe

Sobald ein Beleg den definierten Freigabeweg erfolgreich durchlaufen hat, kann er mit der optionalen Anbindung direkt an die Buchhaltungssoftware DATEV übergeben werden. Hier stehen die Dokumente dann in der Buchungsübersicht zur Verfügung und werden Dank der in DATEV integrierten Texterkennung schnell und zuverlässig zur finalen Verbuchung aufbereitet.

Mehr Überblick

Neben einer deutlich höheren Prozessgeschwindigkeit und der Minimierung von Fehlern und Abstimmungsaufwand liefert GREYHOUND DMS aber noch einen anderen, ganz wesentlichen Vorteil: Volle Cash- Flow Kontrolle. Persönliche Ansichten zeigen Rechnungen nach Limits (klein, mittel, hoch) oder aber auch nach Fälligkeiten (zahlbar in x Tagen / fällig / überfällig). Aus den persönlichen Ansichten heraus kann jede beliebige Rechnung gezielt freigeben werden. So lassen sich Liquidität und Cash-Flow sicher steuern.

Höchste Sicherheit!

Mit der Digitalisierung aller unternehmenskritischen Belege haben Unternehmen auch in Sachen Sicherheit die Nase vorn. Sind Belege einmal in GREYHOUND DMS abgelegt, gehen diese (auch auf dem Postweg zum Steuerberater) nicht mehr verloren. Auch der natürliche Alterungsprozess von Papier wird mit Eingang des Belegs eliminiert – verblassende oder vergilbende Kassenbons gehören der Vergangenheit an. Gescannte Belege werden stets revisionssicher abgelegt und sind im Ursprung nicht veränderbar. Und auch was die Speicherung der Daten angeht, ist man auf der sicheren Seite: Denn neben der Ablage in GREYHOUND DMS werden Rechnungen ebenfalls im DATEV Rechenzentrum gespeichert. Sicher ist sicher!