„GREYHOUND ist für uns durch nichts in der Welt zu ersetzen!“
Eine Fallstudie über den Einsatz von GREYHOUND MAX bei dedicom, dem Marktführer für entgeltgewandelte IT in Deutschland.
Die dedicom: Steuerliche Einsparungen für Mitarbeiter
Die dedicom Deutsche DirektComputer GmbH wurde 2009 von Gerhard Riedle gegründet. Das Unternehmen mit Sitz in München hat sich die Umsetzung des Mitarbeiter-PC-Programms (MPP), einem steuerlichen Anreizprogramm der Bundesregierung für Arbeitnehmer, auf die Fahnen geschrieben. Das MPP funktioniert so: Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern das Leasing von Smartphones, Tablets und PCs zum privaten Gebrauch zu sehr günstigen Konditionen an. Die Raten werden dann vom Bruttolohn des Arbeitnehmers abgezogen. So verringert sich der zu versteuernde Anteil des Bruttoeinkommens und der Arbeitnehmer zahlt weniger Steuern. Die Mandanten der dedicom sind Arbeitgeber aus dem mittleren und größeren Mittelstand bis hin zu DAX-Konzernen.
Zwischen Mandanten & Lieferanten den Überblick behalten
Als MPP-Anbieter fungiert dedicom zwischen Arbeitgebern, einzelnen Arbeitnehmern und Leasinggebern der Hardware als Lösungsberater und Vermittelter – bei so vielen Stakeholdern ist es natürlich besonders wichtig, immer den Überblick zu behalten. „Zum einen gilt es, die mandantenspezifischen Prozesse fehlerfrei zu erfüllen und die Mitarbeiter unserer Mandanten korrekt zu beraten, um die richtigen Lösungen anbieten zu können. Zum anderen müssen die Masse an Einzelaufträgen und Streckengeschäften korrekt verfolgt und die Wareneinkaufsströme richtig verbucht werden“, so Gerhard Riedle, Gründer und Managing Director der dedicom über die Herausforderungen, mit denen die dedicom sich im Alltag konfrontiert sieht.
Vom Ticketsystem zur Allround-Lösung
Vor GREYHOUND hatte die dedicom ein selbst entwickeltes, webbasiertes Ticketsystem im Einsatz. Riedle erinnert sich zurück: „Als ich GREYHOUND bei unserer Agentur zum ersten Mal gesehen habe und mir die Mächtigkeit der Regelverwaltung gezeigt wurde, war die Entscheidung sofort gefallen: Das brauchen wir auch!“ Zu Beginn, im Jahr 2014, setzte die dedicom zunächst ‚nur‘ GREYHOUND CRM im Service als Ticketsystem ein – beginnend mit drei Mitarbeitern. Heute wird GREYHOUND in allen Abteilungen eingesetzt und von rund 30 Mitarbeitern genutzt: Für die nachvollziehbare Kommunikation mit Mandaten und Lieferanten, die Auftragsbearbeitung und die teamübergreifende Bearbeitung aller anfallenden Aufgaben.
Seit dem Wechsel auf GREYHOUND MAX in 2015 wird auch die Buchhaltung und Rechnungsfreigabe inkl. der abschließenden Übergabe an DATEV via GREYHOUND abgewickelt. „Dadurch haben sich in der Buchhaltung die Prozesse drastisch vereinfacht. Es ‚wandert‘ kein Stück Papier mehr durch das Unternehmen. Wir verarbeiten so derzeit etwa 10.000 Rechnungen und 50.000 Lieferscheine im Jahr digital über GREYHOUND.“, so Riedle.
Dank der offenen Schnittstellen und umfangreichen Möglichkeiten, die das Regelwerk von GREYHOUND bieten, hat die dedicom sich eigene Erweiterungen für GREYHOUND entwickeln können. Riedle ist begeistert: „Für die Überwachung unserer Systeme im Rechenzentrum haben wir zum Beispiel eigene ‚Heartbeeps‘ eingebaut, die wir mit dem GREYHOUND überwachen. So erfahren wir schneller als es uns der Rechenzentrumsadministrator mitteilen kann, ob einer der vielen Cron-Jobs nicht rechtzeitig angelaufen ist.“
Fazit
Die dedicom kann dank GREYHOUND abteilungsübergreifende Aufgaben deutlich effizienter im Team bearbeiten. „Die Software führt zu einer größeren Nachvollziehbarkeit bei komplizierten Sachverhalten, was in unserem Fall sehr wichtig ist, wenn wir Fehlerquellen in den mandantenspezifischen Prozessen und der begleitenden Kommunikation beseitigen möchten.“, so Riedle. Das Besondere an GREYHOUND sind für den Diplom-Informatiker die schier endlosen Gestaltungsmöglichkeit des Regelwerkes – „und dass, ohne externe Berater teuer bezahlen zu müssen. Man kann alles selbst optimieren. Und wenn es mal hakt, gibt es ja die kompetenten Menschen der GREYHOUND-Supporthotline, die immer einen Lösungsansatz finden.“
