Händlerbund vertraut bei der Rechnungsfreigabe auf GREYHOUND

Eine Fallstudie über den ganzheitlichen Einsatz von GREYHOUND als Dokumentenmanagementsystem (DMS) beim Händlerbund, dem bekannten E-Commerce-Dienstleister für erfolgreichen Online-Handel.

Das 2008 gegründete E-Commerce-Netzwerk, der Händlerbund, unterstützt gemeinsam mit seinen Mitgliedern und Service-Partnern europaweit Händler mit Rechtsdienstleistungen und treibt deren Professionalisierung im Online-Geschäft voran. Nach mehr als zehn Jahren am Markt gilt der Händlerbund heute mit über 80.000 betreuten Onlineshops und fast 250 Mitarbeitern als Europas größter Onlinehandelsverband.

„Dank GREYHOUND sind wir in der Lage, eingehende Rechnungen und Belege standortübergreifend in Echtzeit zu bearbeiten und können den Status des Freigabelaufs transparent sehen. Durch die Möglichkeit, unter anderem per Webbrowser jederzeit und von überall problemlos auf die Software zugreifen zu können, hat sich die Dauer unserer Freigabeprozesse von mehreren Tagen auf wenige Stunden verkürzt, wodurch unsere Prozesskosten signifikant gesunden sind. Besonders im Mobile Office ist das ein entscheidender Vorteil.“

Tim Arlt
COO, Händlerbund

Papierchaos war gestern. Digitale Freigaben sind heute.

Eine Fülle an Eingangsrechnungen, Quittungen oder Reisekostenabrechnungen – jeder Unternehmer, insbesondere mit mehr als einem Standort, kennt das Problem. Durch starre Prozesse dauern die Verarbeitung, Freigabe und die Verbuchung oftmals unnötig lange. Eventuell gewährte Skonti können nicht genutzt werden und sind dadurch hinfällig. Auf Grundlage dieser Herausforderungen hat sich das in Leipzig ansässige E-Commerce-Netzwerk Händlerbund dazu entschlossen, radikal umzudenken und auf GREYHOUND als zentrales Dokumentenmanagement zu setzen.

	>800 Belege pro Monat im Freigabedurchlauf
	3 Standorte + 8 Mandanten vereint in einem zentralen DMS
	Transparentes Teamwork zwischen >30 Freizeichnern + 10 Buchhaltern
	Rechnungsfreigabe von überall via Browser

Mit seinen knapp 250 Mitarbeitern, verteilt auf drei Standorte, bewegt der Händlerbund im Schnitt ca. 800 Belege monatlich. Dabei werden die Schriftstücke durch knapp zwanzig Fachabteilungen in acht Unterfirmen erzeugt und prasseln unstrukturiert auf die rund drei Mitarbeiter in der Haupt- und Kreditorenbuchhaltung ein. Um das Chaos perfekt werden zu lassen, teilen sich die anfallenden Schriftstücke nahezu hälftig in klassische Papierbelege sowie Onlinebelege auf – ein administrativer Alptraum für den Händlerbund. Daher sollten statt langfristigem Papierkrieg agile und strukturierte Prozesse, gestützt durch Automatisierungen und digitalem Arbeiten, Einzug halten.

Der Händlerbund als langjähriger Partner von GREYHOUND entschied sich Anfang 2020, für mehr Transparenz und Effizienz in der Buchhaltung, die Teamsoftware aus dem Hause GREYHOUND als zentrales DMS einzusetzen. Der Rechnungsfreigabe-Prozess hat sich seitdem stark verändert: Alle Rechnungen liegen nun digital in GREYHOUND vor und die relevanten Mitarbeiter werden automatisch per Mail informiert, sobald eine Freigabe erforderlich ist. Wenn die Dokumente freigegeben worden sind, können sie an das Händlerbund-Rechenzentrum übergeben werden und stehen zur Verbuchung bereit. Dadurch ist ein durchgängiger Prozess vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Verbuchung geschaffen worden – wodurch die Fehlerquote gesenkt, der ‚Verlust‘ von Belegen auf ein absolutes Minimum reduziert und die Effizienz deutlich erhöht wurde, da sich die Umlauf- und Bearbeitungszeiten verkürzt haben. Dank der automatischen Texterkennung, die GREYHOUND als DMS standardmäßig bietet, lassen sich Rechnungen zudem jederzeit in Sekundenschnelle wiederfinden.

	Deutliche Reduzierung der Fehlerquote & mehr Transparenz
	Spürbare Vereinfachung des Prüf- und Freigabelaufs
	Individuelle Workflows vom Rechnungseingang bis zur Zahlung
	Rechtssichere Archivierung + Vereinfachung der Recherche

Das allsehende Auge: GREYHOUND als Archiv.

Eine der größten Herausforderungen des Händlerbundes ist die Nachvollziehbarkeit und Transparenz über diverse Standorte hinweg. „Im Schnitt durchlaufen unsere Belege drei Bereiche, bis sie final verbucht werden können. Die Buchhaltung muss die Originalbelege dank GREYHOUND nicht mehr aus der Hand geben und weiß immer genau, wie viele Belege im Umlauf sind und sieht zudem immer auf einen Blick, wo diese gerade im Freigabelauf ‚stehen‘. Als besonderen Clou empfinde ich neben der Mehrmandantenfähigkeit das innerhalb des Systems integrierte Archiv samt Volltextsuche, wodurch meine Mitarbeiter überall Zugriff auf ihre digitalen Belege haben“, freut sich Arlt und ergänzt: „Durch die individuellen Workflows wie die automatisierte Dubletten-Erkennung können wir unsere Prozesse kontinuierlich schlanker gestalten. Es macht Freude, die Grenzen des Systems auszuloten – an die wir jedoch noch lange nicht gestoßen sind…“