Mit GREYHOUND DMS gewappnet für X- und E-Rechnungen
Ab 2025 werden E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend - aber keine Sorge: Mit GREYHOUND wirst Du ab Januar E-/X-Rechnungen problemlos verarbeiten können.
Wir klären Dich über alles auf, was Du über E-Rechnungen im Allgemeinen und den Umgang mit ihnen innerhalb von GREYHOUND als DMS im Besonderes wissen musst. Bestandskunden sollten unbedingt bis zu den Hinweisen am Ende des Artikels lesen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digital übermitteltes Dokument, das strukturierte Daten enthält und damit maschinell verarbeitet werden kann und das bestimmten, gesetzlich vorgegebenen Standards entspricht. Ab 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Regelung betrifft steuerbare und steuerpflichtige Umsätze im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmen. Die Maßnahme dient der Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen.
Die wichtigsten Formate von E-Rechnungen in der unternehmerischen Praxis sind ZUGFeRD und X-Rechnung:
- ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und sowohl im B2B- als auch B2G-Bereich flexibel einsetzbar ist.
- X-Rechnung ist rein XML-basiert, strikt auf maschinelle Verarbeitung ausgelegt und speziell für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland vorgeschrieben.
Welche Rolle spielt die X-Rechnung?
Auch wenn die X-Rechnung derzeit noch „nur“ für Unternehmen verpflichtend ist, die Leistungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene erbringen, gehen wir wie viele andere davon aus, dass dieses Format in Zukunft immer weiter Einzug in unseren Arbeitsalltag halten wird. Denn die X-Rechnung reduziert die manuelle Bearbeitung und ermöglicht eine schnelle, fehlerfreie Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Die X-Rechnung wird also aller Vorrausicht nach einen entscheidenden Schritt hin zur digitalisierten Buchhaltung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung spielen.
Unternehmer, die an öffentliche Auftraggeber in Deutschland Rechnungen stellen, müssen das Format „X-Rechnung“ verwenden. Für B2B-Transaktionen ist die X-Rechnung bisher freiwillig, wird aber immer relevanter werden, sodass es Sinn macht, sich bereits jetzt sowohl für E-Rechnung als auch für X-Rechnungen aufzustellen.
Für Euch als Unternehmer wichtig zu wissen: Die X-Rechnung erfüllt grundsätzlich alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung, was den Vorsteuerabzug erleichtert. Wenn die X-Rechnungen also alle Pflichtangaben enthalten, gehören böse Überraschungen bei der Umsatzsteuerprüfung in Zukunft der Vergangenheit an!
E-Rechnung & X-Rechnung:
Was kann GREYHOUND?
Eingangsrechnungen im sogenannten ZUGFeRD-2.2-Format als E-Rechnungen lassen sich ab Januar 2025 in GREYHOUND wie gewohnt verarbeiten und auch problemlos als digitale Belege an DATEV weiterreichen.
Eine X-Rechnung ist mit bloßem Augen nicht als Rechnung erkennbar. Aber keine Sorge: In GREYHOUND wird aus jeder Eingangsrechnung, die eine X-Rechnung ist, vollautomatisch ein Brief-Element erstellt, das wie eine normale Rechnung aussieht und somit wie gewohnt gelesen und weiterverarbeitet werden kann.
Auch wenn die X-Rechnung erstmal etwas seltsam daher kommen mag - einen großen Vorteil hat sie: Das XML-Format, in dem eine X-Rechnung vorliegt, liefert alle buchhalterisch relevanten Daten in einem technischen Format an, sodass Belegdaten nicht mehr mittels Texterkennung aus einem Bildelement erkannt werden müssen. Das sorgt dafür, dass in GREYHOUND alle Belegdatenfelder einer X-Rechnung vollautomatisch befüllt werden – zu 100% fehlerfrei!
In GREYHOUND kannst Du Dir nicht nur alle Daten wie gewohnt als Rechnungsbeleg grafisch darstellen lassen (auch X-Rechnungen) und Deine Rechnungen im Handumdrehen verarbeiten, sondern Deine Belege bei Bedarf an Buchhaltungssysteme wie DATEV weitergeben und auch GoBD-konform archivieren. Mit GREYHOUND bekommst Du das Gesamtpaket!
Um E-Rechnungen in GREYHOUND verarbeiten und Belege GoBD-konform archivieren zu können, sind folgende Komponenten nötig:
- GREYHOUND Basic, DMS oder MAX in der Version 5.5.249 build 3799 oder neuer
- Modul "Automatische Dokumentenanalyse" in der Version Starter, Pro oder Enterprise; Mehr dazu hier
Willst Du es genauer wissen?
Dann sieh Dir dieses Sneak Peek Video
von Sascha zum Thema E-Rechnungen an:
Wichtige Hinweise für Bestandskunden
Um E- und X-Rechnungen in GREYHOUND nutzen zu können, müssen Bestandskunden im benutzerdefinierten Feld „Belegtyp“ bei Rechnung & Gutschrift das Exportformat auf „Original“ stellen. Außerdem sollten Bestandskunden die Regeln "Eingangsverarbeitung: Dokumentenanalyse" sowie „Eingangsverarbeitung: Anhänge in Dokumente umwandeln“ aktualisieren. Die aktuellste Version der Regeln kann kostenlos an dieser Stelle im Handbuch heruntergeladen und wie hier beschrieben importiert werden.
Hintergrund: In der aktuellsten Version der Dokumentenanalyse-Regel sind zwei neue Regelknoten enthalten: "ZUGFeRD-Daten analysieren" und "XRechnung Daten analysieren". Sie sorgen dafür, dass die XML-Daten aus einer ZUGFeRD-Rechnung bzw. XRechnung perfekt in die jeweiligen Metadaten in GREYHOUND übernommen werden.
Der strukturierte DATEV Export geht
Während E-Rechnungen Einzug in GREYHOUND halten, verabschieden wir uns vom strukturierten DATEV Export. Dieser ist ab Version 5.5.249 build 3799 unserer Software nicht mehr enthalten. Solltet ihr derzeit strukturierte Daten aus GREYHOUND an DATEV übertragen, müsstet ihr wie hier beschrieben auf die Belegdatenübergabe mittels "DATEV Upload Mail" umzustellen, bevor ihr ein GREYHOUND-Update durchführt!
