Die Thematiken, die für unsere Kunden oftmals erklärungsbedürftig sind, haben wir nachfolgend inklusive kleiner Hilfestellungen für Dich aufgeführt. Vielleicht findest du somit bereits Antworten auf deine Fragen. Ansonsten kontaktiere einfach unseren Support. Wir helfen dir gern!
Aufgrund der steigenden Nachfrage unserer Kunden, das bereits bestehende CRM um ein vollwertiges und gesetzlich konformes DMS zu ergänzen, haben wir uns Ende 2019 mit dem Erscheinen der neuen Version 5 dazu entschieden, zukünftig beide Lösungsbestandsteile kombiniert und vollwertig integriert auszuliefern.
Der Preis pro gleichzeitiger Lizenz wurde in diesem Zuge von 34 auf 39 EUR angehoben, umfasst neben allen CRM-Features nun aber auch alle DMS-Grundfunktionalitäten, die Unternehmen benötigen, um ihre Dokumente zu digitalisieren, innerhalb von Workflows zu steuern und schließlich revisionssicher und gesetzeskonform abzulegen.
Für erweiterte Erkennungs-, Workflow- und Optimierungsmöglichkeiten steht Bestandskunden das Upgrade auf die Version GREYHOUND Plus zur Verfügung.
Ja. Als Bestandskunde stehen Dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Beides kann je nach benötigten Funktionen günstiger oder teurer als Dein bisheriger Vertrag ausfallen. Gerne beraten wir Dich, damit Du die beste Lösung bekommst. Melde Dich dazu einfach bei uns im Kundenservice.
Wenn dir die Suche in GREYHOUND zu wenig oder keine Ergebnisse mehr anzeigt, sind möglicherweise nicht alle Suchkriterien aktiviert. Aktiv sind Suchkriterien, wenn sie grau hinterlegt sind. Sie können einfach durch einen Rechtsklick ins Suchfeld permanent festgelegt werden.
Sollte es nicht an inaktiven Suchkriterien liegen, kannst du noch überprüfen, ob vielleicht versehentlich ein Filter oder Filtermerkmal (Kennzeichnung, Thema, Benutzer, Gruppe) gesetzt wurde. Denn du suchst nach angegebenen Stichworten immer nur in den Vorgängen, die vom aktuellen Filter erfasst werden. Um den gesamten Datenbestand zu durchsuchen, ist in GREYHOUND oben links auf den Filter "Alle" zu klicken.
In seltenen Fällen kann es zudem sinnvoll sein, die Anzahl der Suchergebnisse serverseitig zu erhöhen. Denn GREYHOUND sucht zunächst in der Datenbank nach allen Elementen, die die gesuchten Stichworte enthalten. Davon werden dann die ersten 1024 Treffer verwendet. Auf diese Trefferliste werden nun beschränkende Vorgaben wie z.B. Filter, Gruppenvorgaben usw. angewendet, was die Ergebnisse weiter reduziert. Dieses Vorgehen funktioniert im Allgemeinen auch sehr zuverlässig. Lediglich bei Suchbegriffen, die sehr häufig in der Datenbank auftauchen oder auch bei sehr großen Datenbanken, die mehr als 1.000.000 Elemente enthalten, können sich suboptimale Szenarien ergeben.
Hier ist es dann unter Umständen sinnvoll, die Voreinstellung für die maximale Anzahl von Suchergebnissen heraufzusetzen. Beim Betrieb auf eigenem Server kannst du dies selbst direkt im GREYHOUND Admin unter Konfiguration > Einstellungen Queueserver > maximale Anzahl Suchergebnisse einstellen. SaaS-Kunden setzen sich diesbezüglich bitte mit unserem Kundenservice in Verbindung.
Falls du kürzlich für deinen GREYHOUND-Client ein Update installiert hast und nun Probleme auftreten, sobald du neue Anhänge hochladen oder auch auf bestehende zugreifen möchtest, dann könnte es sein, dass die Ursache in abweichenden Zugriffsrechten liegt.
Die erste Frage wäre, ob du selbst das Update von GREYHOUND installiert hast oder ob dies ein IT-Fachmann bzw. euer GREYHOUND-Operator durchgeführt hat. Das Problem könnte nämlich darin liegen, dass das Update mit vorhandenen Admin-Rechten installiert wurde, du jedoch für den lokalen GREYHOUND Client keine besitzt.
Das Ganze klingt komplizierter, als es letztendlich ist. Denn oftmals ist die Lösung des Problems ganz einfach – du müsstest bitte lediglich einmal deinen GREYHOUND Client schließen und ihn wieder öffnen. In der Regel funktioniert dann alles wieder wie gewohnt.
Wenn dein GREYHOUND-Client nicht stabil laufen sollte, kann das viele Ursachen haben. Du solltest zunächst, ggf. gemeinsam mit einem Administrator, die nachfolgenden Punkte überprüfen:
Diese Optionen werden im Folgenden nach und nach beschrieben.
Die häufigste Ursache für Probleme mit dem GREYHOUND-Client sind Antivirenprogramme, Internet Security Programme und Firewalls. In all diesen Systemen solltest du sämtliche GREYHOUND-Prozesse daher unbedingt als Ausnahmen konfigurieren. Insbesondere wenn diese mit Heuristika oder Intrusion Detection Systemen (IDS) arbeiten, was vorrangig bei Firewalls der Fall ist.
Die dort einzurichtenden Ausnahmen lauten wie folgt:
Mit dem Einrichten dieser Ausnahmen stufst du alle GREYHOUND-Programme dauerhaft als vertrauenswürdig ein und verhinderst somit, dass eine aktualisierte Virensignatur oder eine bestimmte Heuristik-Erkennung zu Fehlalarmen führt.
Viele Viren, Trojaner und Bots versuchen nämlich sich durch Sicherheitslücken über verschlüsselte Verbindungen mit ihrem Steuerungscomputer zu verbinden, um Befehle entgegenzunehmen und Schadroutinen nachzuladen. Und da der GREYHOUND-Client seine Daten nicht lokal speichert, sondern verschlüsselte Verbindungen zum GREYHOUND-Server aufbaut, passiert es andernfalls unter Umständen, dass eines deiner Sicherheitsprogramme GREYHOUND für Schadsoftware hält und diese Verbindungen einfach einfriert oder kappt.
AUSNAHME:
Windows Defender, beziehungsweise Microsoft Security Essentials, verwendet keine Heuristika oder IDS. Hier musst du für den GREYHOUND-Client keine Ausnahmen definieren. Auch die Windows Firewall wird vom GREYHOUND Installationsprogramm automatisch richtig konfiguriert. Es sind somit keine manuellen Maßnahmen notwendig.
Ein veralteter Internet Explorer oder dessen Sicherheitseinstellungen können ebenfalls Ursache für Probleme mit deinem GREYHOUND-Client sein.
Denn GREYHOUND nutzt zum Anzeigen von HTML-Inhalten und Addons den standardmäßig auf jedem Windows Computer installierten Internet Explorer. Unabhängig davon, ob du diesen auch tatsächlich zum Browsen im Netz nutzt, hängt die Stabilität und Funktionalität beider Systeme zusammen. GREYHOUND wird von uns stetig für die Verwendung des aktuellsten Internet Explorers optimiert und veraltete Versionen können ein Abstürzen oder Einfrieren herbeiführen. Du solltest daher deinen Internet Explorer immer über regelmäßige Windows Updates auf dem neuesten Stand halten.
Zudem solltest du auf deinem Rechner noch die Internetoptionen checken. Wenn du diese aufrufst und hier auf den Reiter „Sicherheit“ klickst, sollte die Sicherheitsstufe auf „Standard“ bzw. „Mittel“ eingestellt sein, um eine reibungslose Kommunikation beider Systeme zu gewährleisten.
Für eine einwandfreie Funktion ist es notwendig, dass die Versionen des GREYHOUND-Clients und die des Servers identisch sind.
Beim Verbindungsversuch prüft der Client automatisch, ob die Versionen zueinander passen. Ist dies nicht der Fall, wird ein Up- oder Downgrade angeboten, welches du unbedingt durchführen solltest, bzw. euer GREYHOUND-Operator. Hierzu werden lokale Windows-Administratorrechte benötigt.
Solltest du das automatische Up- oder Downgrade nicht durchführen können, beispielsweise weil das Installationsprogramm nicht bis zum Ende durchläuft, empfiehlt sich eine manuelle Neuinstallation. Die dazu notwendige Installationsdatei kannst du auf unserer Website herunterladen.
Eine vorherige Deinstallation des Clients ist in der Regel nicht erforderlich. All deine Einstellungen bleiben bei diesem Vorgehen erhalten.
Bei einem insgesamt "verkorksten" Rechner ist es nahezu unmöglich herauszufinden, was nun genau die Ursache für die Probleme mit dem GREYHOUND-Client ist. Der Aufwand für die Fehlersuche übersteigt meist den, für eine saubere Neuinstallation.
Ansätze für eine Fehlersuche könnten jedoch neben den ersten oben genannten Punkten u.a. auch Schreib-und Leseberechtigungen sowie installierte Hilfsprogramme wie z.B. Screenshot-, Macro- oder Clipboard-Tools sein. Insbesondere wenn der GREYHOUND-Client auf anderen Computern problemlos läuft, solltest du das Abschalten von gestarteten Drittprogrammen sowie eine Neuinstallation des Rechners in Betracht ziehen.
Solltest du GREYHOUND auf eigener Hardware betreiben, sind bei Problemen mit dem GREYHOUND-Client auch Serverprobleme als Ursache in Betracht zu ziehen. Insbesondere, wenn Clients auf unterschiedlichen Computern dieselben Probleme bereiten und die zuvor genannten Punkte als Fehlerquelle ausgeschlossen werden konnten.
In diesem Fall solltest du unbedingt prüfen, ob der betriebene Server auch ausnahmslos die im GREYHOUND-Handbuch genannten Systemvoraussetzungen erfüllt. Zudem sollte eine Reparatur der Datenbank durchgeführt werden. Defekte Tabellen z.B. können hier nämlich zu zahlreichen Fehlermeldungen führen.
Ist ein Element gesperrt obwohl niemand daran arbeitet oder kann einfach nicht gelöscht werden, handelt es sich wahrscheinlich um einen internen Serverfehler. Sollte dieses Problem aktuell bei dir auftreten, gibt es einen Trick, wie du ungültige, defekte Elemente löschen kannst. Diesen erläutern wir dir nachfolgend.
Grund dieser Prozedur ist, dass das defekte Element nicht angeklickt werden darf, da es ansonsten zusammen mit der bekannten Fehlermeldung anzeigt werden würde und sich wieder nicht bearbeiten ließe.
Sobald der Speicherplatz im Hosting knapp wird, bekommst du per E-Mail eine Benachrichtigung darüber. Es ist zu spät und der Speicher ist vollgelaufen? Dann gibt es für dich nun folgende Möglichkeiten: Entweder du wechselst zum nächstgrößeren Hosting-Paket, zur GREYHOUND Appliance oder aber du löschst nicht mehr benötigte Elemente.
Einen Wechsel zum größeren Hosting-Paket kannst du jederzeit in deinem Kundenaccount, dem GCC, selbst vornehmen. Nach dem Einloggen findest du in der Vertragsverwaltung die Option „Hosting-Paket anzeigen“. Hier kannst du im unteren Bereich auf „ändern“ klicken und das nächstgrößere auswählen.
ACHTUNG! Ein Umzug der Datenbank findet direkt nach der Auswahl des neuen Hosting-Pakets statt! Die Dauer dafür beträgt ungefähr 30-60 Minuten pro 10 GB. Während dieser Zeit ist das System dann nicht verfügbar!
Bei einem solchen Wechsel solltest du zudem beachten, dass sich die IP-Adresse ändert, unter der dein GREYHOUND zu erreichen ist. Die neue IP-Adresse kannst du nach dem Umzug in der Vertragsverwaltung unter dem Punkt „Hosting-Paket“ einsehen. Diese muss dann beim ersten Einloggen nach dem Umzug von jedem Benutzer eingegeben werden.
Du kannst GREYHOUND dank unserer Appliances auf Wunsch auch in den eigenen vier Wänden betreiben, statt bei uns zu hosten. Mehr Details zu Vorteilen und Preisen dieser Option findest du hier.
Um es zusammenzufassen - die GREYHOUND Appliance ist ein kleiner Server mit ordentlich viel Speicherplatz. Dieser steht wohlbehütet bei dir im stillen Kämmerlein, wird jedoch von uns administriert und ist somit ideal für alle, die sich einen häuslichen, sicheren Speicherplatz wünschen, aber auf den Service und dadurch stressfreien Betrieb eines Hostings nicht verzichten wollen. Um deine Daten auf eine solche Appliance umzuziehen, wende Dich bitte an unseren Kundenservice.
Diese Option ist aber natürlich keine ad-hoc Lösung. Wenn du eine sofortige Lösung suchst, gehe bitte zum nächsten Punkt.
Um bei begrenztem Speicherplatz das Datenvolumen gering zu halten, empfiehlt es sich generell neben der Löschung überflüssiger Daten z.B. auch, über optimierte Backupstrategien nachzudenken. Nützliche Informationen und Hintergrundwissen zu diesem Thema findest du auch in unserem Handbuch.
Regelmäßig einen Blick auf deinen noch verfügbaren Speicherplatz zu werfen, ist genau genommen das Einzige, worum du dich als Kunde unseres Hosting-Services noch selbst kümmern musst. Wird dies vernachlässigt, riskierst du im ersten Schritt eine geringere System-Performance, am Ende sogar eine Account-Pausierung, denn unser System schützt dich vor einem Totalausfall, aufgrund fehlenden Speicherplatzes. Wir schicken dir außerdem E-Mails, die Dich frühzeitig warnen.
Besonders für SaaS-Kunden ist die Kontrolle des verfügbaren Speicherplatzes wichtig, da er durch das gebuchte Hosting-Paket eine feste, begrenzte Größe darbietet und diese keinesfalls überschritten werden darf. Aufgrund dessen bieten wir eine unkomplizierte Möglichkeit, den verfügbaren Speicher zu kontrollieren und ggf. Handlungsbedarf rechtzeitig zu erkennen.
Die einfachste Vorgehensweise, deinen Speicherplatz zu überprüfen, ist wie folgt:
Durch regelmäßiges und gründliches "Aufräumen" kannst du reichlich Speicherplatz freimachen. In unserem Handbuch findest du ein paar Standard-Wartungsregeln. Dadurch kann ein Wechsel zu einem größeren Hosting-Paket oder auf einen eigenen Server erspart bleiben oder zumindest einige Zeit hinausgezögert werden. Einmal sinnvoll konfiguriert, pflegen diese Wartungsregeln das System und räumen kontinuierlich deinen Speicher auf. Voll automatisch.
Die Abkürzung CUL steht für „Concurrent User License“, was „gleichzeitige Benutzerlizenz“ bedeutet. Sprich sind 5 CULs gebucht, können sich auch nur 5 User gleichzeitig in GREYHOUND anmelden. Diese Beschränkung ist allerdings nicht vom Benutzernamen abhängig, was bedeutet, dass eine Doppelanmeldung eines Users dazu führt, dass er gleichzeitig 2 CULs belegt.
Eine versehentliche Doppelanmeldung kann z.B. auf die Arbeit an unterschiedlichen PCs zurückzuführen sein, wenn ein User vergessen hat, sich auf einem der beiden wieder auszuloggen. Dies führt oft zu Verwirrungen. Wird dir also die beschriebene Fehlermeldung angezeigt, ohne dass sich mehr User eingeloggt haben, solltest du zunächst einmal überprüfen, ob eine solche Doppelanmeldung vorliegen könnte.
Die einfachste Vorgehensweise um herauszufinden, ob jemand GREYHOUND aktuell zwei- oder mehrfach nutzt, ist wie folgt:
Gegebenenfalls kann ein zweiter geöffneter Client auf demselben PC auch eine Ursache für eine Doppelanmeldung sein. Dies lässt sich mit einem Task-Wechsel, unter Windows mit ALT+TAB, einfach herausfinden.
Wenn du generell mehr Benutzerlizenzen, die sogenannten CULs, benötigst und zusätzlich in deinen Vertrag buchen möchtest, kannst du dies ganz einfach in deinem Kundenaccount, dem GCC, in der Vertragsverwaltung unter dem Punkt „Benutzerlizenzen“ selbst vornehmen. Erhöhe einfach die Anzahl auf den gewünschten Wert und klicke unten rechts auf „Speichern“. Abschließend wirst du über die zukünftigen Mehrkosten aufgeklärt.
Beratung & Integration oder per Mail an team@greyhound-software.com Werktags von 9 bis 13 und 14 bis 17 Uhr.Jörn Voortmann
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